Plan de Gestión Documental

Por Sistema de información para la artesanía SIART

Artesanías de Colombia
Artesanías de Colombia - Imagen: Artesanías de Colombia

Artesanías de Colombia presenta el Plan para la implementación del programa de Gestión Documental que se enmarca dentro del 
concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, 
organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la 
obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para 
cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar.
OBJETIVO:
Asesorar a la Subgerencia Administrativa y Financiera de la Entidad, en el diseño seguimiento y control del programa de 
gestión documental acorde con las políticas del Archivo General de la Nación.
ACTIVIDADES
1. Apoyar y orientar en la evaluación de las propuestas recibidas por la Entidad en materia de sistematización del proceso 
PGD.
2. Efectuar la inducción al plan de capacitación a los funcionarios.
3. Apoyar y orientar en la actualización de las TRD.
4. Diseñar el Programa de Gestión documental.
5. Realizar el seguimiento a los procesos archivísticos en los archivos de gestión y central.
6. Capacitación a los funcionarios que ordene la Entidad.
7. Entrega del trabajo.
Informe de avance a Junio de 2013
1. Apoyar y orientar en la evaluación de las propuestas recibidas por la Entidad en materia de sistematización del proceso 
PGD.
- Se colaboró con la elaboración de la guía de condiciones SAF-001-2013.
- Se realizó reunión en la Gerencia Administrativa y Financiera para revisar y efectuar ajustes a la guía de condiciones 
SAF-001-2013.
2. Se efectuó la capacitación “Tablas de Retención y Transferencias Documentales” los días 21 y 22 de mayo.
- Participaron 40 personas de las dependencias Gerencia General, Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia Comercial y Subgerencia de Desarrollo.
3. Apoyar y orientar en la actualización de las TRD.
- Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un 
instrumento archivístico que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo 
vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico en la entidad, ésta, deberá actualizarla y 
adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en 
el Acuerdo AGN 039 de 2002.

Artesanías de Colombia presenta el Plan de Gestión Documental y el Programa de Gestión Documental cuyo objetivo es: "Desarrollar en la entidad los lineamientos y actividades necesarios para establecer las mejores prácticas archivísticas, garantizando la seguridad, accesibilidad, oportunidad y disponibilidad de la documentación".

Objetivos específicos: 
-  Crear ambientes que permitan Institucionalizar el programa de Gestión Documental como parte de la cultura organizacional de Artesanías de Colombia. S.A.
-  Facilitar la interacción entre usuarios y el Sistema de Administración Documental - SADE, mediante la sistematización de actividades archivísticas y su alineación con la Política Documental y de Cero Papel.
-  Controlar la producción documental, aportando de manera significativa al medio ambiente.
-  Regular el manejo y gestión de la documentación a partir de la responsabilidad, accesibilidad y control.

Año 2020

Plan de Gestión Documental 2020 
Plan de Conservación Documental 2020 
Plan de Preservación Digital 2020: este plan se formuló durante el mes de junio, motivo por el cual no cuenta con seguimientos previos en el primer y segundo trimestre.

Año 2019

Plan de Gestión Documental 2019
Plan de Conservación Documental 2019
Plan de Preservación Digital 2019

Años 2018 y 2017

Plan de Gestión Documental 2018
Plan de Gestión Documental  2017

Mayores informes:

Yaneth Muñoz
Coordinadora Administrativa
Subgerencia Administrativa y Financiera
Artesanías de Colombia
Correo electrónico: ymunoz@artesaniasdecolombia.com.co

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