Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno

Por Oficina de Planeación - Sistema de Información para la Artesanía, Siart

Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno
Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno - Imagen: Artesanías de Colombia

CÓDIGO BPIN: 2018011000370

Nombre completo: Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno de Artesanías de Colombia nacional. 
Vigencia: 2019 - 2022

Descripción:

Con esta alternativa se pretende fortalecer la gestión institucional y buen gobierno de Artesanías de Colombia, en función de responder en mayor grado a las necesidades y expectativas de sus diferentes grupos de interés, a partir del mejoramiento de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional entre las que sobresalen transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, servicio al ciudadano, participación ciudadana en la gestión pública, racionalización de trámites, gestión documental, Gobierno Digital, Seguridad Digital y Gestión del Conocimiento e innovación.

Objetivo:

Ampliar las capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.

Problema:

Limitadas capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.

Actividades:

- Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

- Mantener el modelo integrado de planeación y gestión.

- Planear, ejecutar, verificar y controlar el modelo de operación por procesos de la entidad.

- Implementar iniciativas encaminadas a contribuir al desarrollo sostenible de la actividad artesanal. 

- Implementar prácticas en materia de gobierno corporativo. 

- Ejecutar programas de transformación cultural. 

- Implementar nuevo modelo de operación.

- Desarrollar programas de gestión de desempeño. 

- Implementar mapa de contribuciones individuales. 

- Actualizar las publicaciones, servicios y contenidos del portal ofrecidos en la web; además de mantener y actualizar la estrategia de redes sociales de Artesanías de Colombia. 

- Actualizar, mantener y/o implementar sistemas de información, sitios y aplicativos de la entidad. 

- Realizar capacitaciones a artesanos en la adopción, apropiación y uso de herramientas y servicios de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y del Sistema de Información para la Artesanía (SIART). 

- Actualizar y reponer las tecnologías de información y comunicaciones de la entidad. 

- Implementar, actualizar y/o renovar, servicios y herramientas TIC.

- Realizar procesos de soporte, mantenimiento, reparación y atención tanto al parque de Tecnologías de la Información (TI), como a la Infraestructura y servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y demás tecnologías y herramientas que conforman el Data Center de la Entidad.

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Resultados, diciembre de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: en diciembre se culminó la capacitación en atención a población en condición de discapacidad, con la participación de 8 funcionarios. Así mismo se culminó la capacitación en lenguaje claro con la participación de 1 ciudadano y se realizó a inducción a los contratistas que iniciaron en este periodo. Avance diciembre: en el mes de octubre se enviaron los formatos de evaluación de desempeño de la Oficina de Control Interno. Igualmente, se recibió la evaluación de la Subgerencia de Promoción y Generación de Oportunidades Comerciales de la vigencia 2019. 

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en diciembre se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. Dentro de las actividades de la ruta de la felicidad, en este periodo, se realizó una actividad de celebración de fechas de especiales, novena de navidad y se dictó un curso de cocina de navidad. En el marco del plan de cultura organizacional, se continuó la estrategia de comunicación vía correo electrónico y la campaña de victorias pasadas, con el fin de reconocer los logros de la entidad. En el marco del Código de Integridad, se diligenció el test de adherencia al código de integridad y se obtuvieron los resultados de la encuesta aplicada en los diferentes encuentros regionales. El avance del plan de gestión documental en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M12 corresponde a 100%; el avance del plan de conservación documental en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M12 corresponde a 100%; El avance del Plan de preservación digital en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M12 corresponde a 92%; el porcentaje de cumplimiento de la implementación de los Instrumentos Archivísticos en AdeC a diciembre 31 corresponde al 97,3%.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en diciembre se aplicó la batería de riesgo psicosocial y se obtuvieron los resultados. Se continuaron las acciones de auto cuidado. Se concluyó el acompañamiento de la elaboración, aprobación y cargue en isolucion de la actualización de información documentada, entre esta: documentación para la estandarización del market place AdC, el cual tuvo lanzamiento el día 24 de diciembre. Esto incluyó: el procedimiento de ventas online, la publicación de términos y condiciones y uso de cookies. Por otro lado, y producto del ejercicio de la vigencia, se actualizaron los procedimientos de gestión y administración del riesgo y el de formulación y seguimiento a la Planeación. Con esto se concluye el ejercicio de actualización de información documentada de los procesos. Se recibió el informe de la auditoría de seguimiento realizada al sistema de gestión junto con la aprobación del plan de acción propuesto para la no conformidad identificada. Se finalizó el despliegue de piezas informativas relacionadas con las comunicaciones internas del sistema de gestión de calidad publicando cuatro (4) piezas en este mes, alcanzado un total de (19) piezas publicadas durante la vigencia 2020.

Se concluyó el plan de trabajo para la implementación del MIPG, con un cumplimiento del 100%. Esto incluyó capacitaciones, mesas de trabajo, actualización de planes y elección del responsable de la política de gestión estadística, entre otros. El día 10 de diciembre se llevó a cabo el Comité Institucional, en el cual cada líder de política informó el estado de sus planes, sustentando las razones de los incumplimientos cuando los hubo y revisando las tareas que pasan rezagadas para 2021. Se publicó el mapa de riesgos actualizado y aprobado por los líderes de proceso, con un total de 43 riesgos, de los cuales 4 fueron corrupción. Fue consolidado el DOFA institucional y enviado a la alta dirección, como insumo para las metas institucionales de 2021 - 2022. Asimismo, la encuesta de participación de las mesas y de la actividad con los colaboradores: "Como vamos", fue tabulada y comunicada a la alta dirección para su uso como insumo de la planeación.

4. Documentos de planeación: en diciembre, se realizó el registro y verificación trimestral del consumo de agua, el cual permite evidenciar una disminución a M12 del 28% con respecto al año anterior, debido a que, desde mediados del mes de marzo a causa de la emergencia sanitaria generada por la COVID19, la gran mayoría de los funcionarios trabajan en la modalidad de trabajo en casa. Se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de energía eléctrica, el cual permite evidenciar una importante disminución a M12 del 25.4% con respecto al año anterior, debido a lo ya expuesto. Se desarrollaron contenidos y diagramación de los banners: “Evita usar desechables de un solo uso - Cuida el Planeta” y “Se creativo a la hora de envolver los regalos”, difundidos a través de correo electrónico a los empleados de la entidad. 

Se realizó entrega periódica de los residuos aprovechables generados en la entidad tanto en la sede Las Aguas como en la vitrina promocional Calle 86. En el último trimestre de 2020, se gestionaron 1317,3 kg con la asociación de recicladores. En todo el año fueron entregados un total de 3218,8 kg de residuos aprovechables. Se entrega un kilogramo de tapas a la Asociación Eco alianza Estratégica de Recicladores, quienes entregan a la Fundación María José Pequeños y Grandes Héroes que es una entidad sin ánimo de lucro, que trabaja en favor de la vida de los pacientes oncológico pediátricos.

5. Servicios tecnológicos: en diciembre se inició el proceso de invitación abierta para la renovación de esquema de virtualización existente, hacia un enfoque de una solución Hiperconvertente, que integre los componentes de computación (servidores), almacenamiento y conectividad (red) en un solo equipo o dispositivo. Se finalizó el año con modalidad de trabajo en casa. Este esquema se logró llevar con éxito dado la tecnología de seguridad perimetral y de Red Privada Virtual (VPN) que se tenían implementadas. Con ello se implementó una nube privada para informatizar los procesos de manera remota y virtual (casa de los funcionarios). Se realizó proceso de renovación y reposición del Parque TI, se llevó a cabo invitación abierta para la compra de portátiles, PC ́s y estaciones de trabajo; así como software que permite mejor desempeño en la automatización de los puestos de trabajo.

6. Servicios de información actualizados: en diciembre se puso en producción los nuevos sistemas ERP y Gestión Documental, esto permite continuar con la informatización de estos procesos de manera remota vía VPN, a través de la nube privada implementada. Se llevó a cabo soporte y mantenimiento a los portales y servicios TIC de la entidad. Se actualizó la infraestructura TIC para la continuidad con mejor desempeño de la estrategia #ArtesanoDigital, con lo que se realiza ilustración en línea para artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas en general, además de otros webinar de gran interés para el sector artesanal. Se continúa con procesos para actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal institucional y el manejo y administración de las diferentes redes sociales institucionales.

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Resultados, septiembre de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: en el mes de septiembre se presentó para aprobación la propuesta metodológica y los contenidos a trabajar en la reinducción. Esta se realizará el 21 de octubre. En este mes se realizó la capacitación Ekogui en el perfil financiero y en el perfil de pagos, para 1 funcionario de la coordinación financiera; se realizó la reinducción a los contratistas que ingresaron durante este mes. Bajo la estrategia de formador de formadores se desarrolló la capacitación en el proceso de adquisición de bienes y servicios, incluyendo los procedimientos por cada modalidad de selección, instructivos y formatos. Se culminó la capacitación de gestión del conocimiento para la innovación. Se realizaron capacitaciones en consumo sostenible, separación en la fuente y reciclaje, ecoconducción y mitigación sobre el cambio climático, en el marco de la semana ambiental. En el mes de agosto se enviaron los formatos para aplicar la evaluación de desempeño de la vigencia 2019 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia de Desarrollo y Fortalecimiento del Sector Artesanal, Subgerencia de Promoción y Generación de Oportunidades Comerciales y Oficina Asesora de Planeación e Información y la propuesta de los compromisos para el 2020. 

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en el mes de septiembre se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. Dentro de las actividades de la ruta de la felicidad en este periodo, se iniciaron los cursos de extensión para los funcionarios y su núcleo familiar; se continuó con la celebración virtual de los cumpleaños; se realizó el concurso de la colombianidad y se continuó con la estrategia "Cafecito con Talento Humano. En el marco del plan de cultura organizacional, se continuó la estrategia de comunicación vía correo electrónico, enviando tips para un adecuado manejo emocional, prevención de factores de riesgo y actividades para compartir en familia durante el trabajo en casa. En el marco del Código de Integridad, se continuó la socialización de los comportamientos asociados a los valores; 32 funcionarios culminaron en el mes de septiembre el curso virtual de Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, impartida por el DAFP. En septiembre se realizaron seguimientos y control de actividades para asegurar condiciones técnicas de la seguridad ambiental del archivo. No se realizaron transferencias documentales al Archivo de Gestión ni al Central. Las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico. El control de temperatura y humedad y de condiciones técnicas se realizó dos veces al día. En este periodo se recibieron 17 nuevos boletines digitales correspondientes 01 de junio del año 2020 hasta el 30 de septiembre de 2020. Se radicó la solicitud de convalidación ante el AGN el 7 de septiembre. Se llevó a cabo el 14 de septiembre de 2020 una apertura de mesa de trabajo con el Archivo General de la Nación por medio de Microsoft Teams. Con respecto al Plan de Preservación Digital, se culminó la revisión y convalidación de la matriz de Activos de Información se presentó el 30 de septiembre al comité Institucional de Gestión y Desempeño. Se publicó en Isolucion la actualización de las Políticas de Seguridad y Privacidad de la información, que incluye el Anexo: Guía de clasificación y rotulado de información de la Entidad. Se realizó un diagnóstico sobre la digitalización de los documentos con los que se cuenta actualmente la Entidad teniendo presente cada una de las TRD. Se adelantó la revisión parametrización en el SGD de 158 subseries documentales en concordancia con las TRD que en este momento están siendo convalidadas por el AGN.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en el mes de septiembre se realizó la inspección a los puestos de trabajo del personal de bodega, con el fin de verificar las condiciones de trabajo, el uso de los elementos de protección personal y el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad. En este periodo se realizó la asignación de los casilleros para el personal de bodega, las vitrinas de promoción y para los contratistas de aseo y vigilancia y la adquisición de los dispensadores de gel antibacterial para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad. Se suscribió la orden de servicios No. ADC-2020-310, para la aplicación de la batería de riesgo psicosocial y la auditoría al SGSST. Se continuó el seguimiento de las condiciones de los colaboradores bajo la estrategia "Cafecito con Talento Humano". Con corte a septiembre se presenta un avance del 58% en la ejecución del plan del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Como parte de la socialización de la información documentada del proceso de Gestión de Bienes y servicios, se llevó a cabo el "taller sobre contratación" en el que se dio a conocer las mejoras evidentes en el instructivo y procedimientos que toda la entidad debe empezar a implementar. Teniendo en cuenta el lanzamiento en ambiente de producción del Nuevo ERP de la entidad, el instructivo y procedimiento, antes de su lanzamiento, fueron ajustados con la inclusión de los puntos de control y demás actividades propias de la contratación que se realizarán en este sistema. Se encuentran en estado "revisión". Se realizó asesoría para la documentación del procedimiento de "Ventas Online”, del proceso de Articulación entre la oferta y la demanda, con la inclusión del documento de "términos y condiciones" y la política de protección de datos; todo esto como resultado de la estrategia de promoción y generación de oportunidades comerciales, en el marco de la contingencia. Fue publicada la política de Seguridad de la Información, y otros documentos soportes para operacionalizar las actualizaciones que se vienen haciendo producto de la política de Gobierno digital. Fue presentado ante el Comité Institucional, para aprobación la matriz de activos de información. Continúa la ejecución del plan de comunicación de temas pertinentes al SGC. Se realizó la programación de las auditorías internas y la de seguimiento de ICONTEC, para octubre y noviembre respectivamente. Se continuó el ejercicio de actualización de matriz de riesgos institucional (gestión, seguridad de la información y corrupción). Al corte se ha logrado que 10 de 13 procesos cuenten con el mapa de riesgos actualizado. Los tres restantes se encuentran en la fase de análisis de riesgos y evaluación de controles. Se está a la espera del resultado de los procesos pendientes, para proceder al cargue en Isolucion de esta información. En cuanto a avances en políticas del MIPG, fue realizado y presentado a Comité Institucional el resultado del autodiagnóstico de la política de gestión de la información estadística. Sobre estos resultados se ha presentado propuesta para concretar el equipo de trabajo que pueda implementar y mantener el Sistema Integrado de Información. A la espera de recursos para tal fin. Se participó en la capacitación del MURC (Manual único de Rendición de Cuentas) dada por el DAFP. Los principales temas allí relacionados fueron presentados ante el comité de gerencia, reunión en la cual se validaron las actividades que hacen parte de la estrategia de rendición de cuentas y se establecieron tareas concretas para logar el cumplimiento de las acciones pendientes por ejecutar.

4. Documentos de planeación: en el mes de septiembre continúa la implementación del PIGA. Se encuentra en estado "revisión" la política de Conflictos de intereses y su respectivo procedimiento. Se han obtenido porcentajes de avances en 28 de las 32 actividades formuladas; es decir, un avance del 74% y 100% de cumplimiento. Se destaca durante el mes, la instalación de 7 mitigadores o reductores de caudal en 7 grifos identificados sin dispositivo. Se realiza el registro y verificación trimestral del consumo de agua, el cual permite evidenciar una disminución a M9 del 29.6% con respecto al periodo del año anterior (noviembre 2019 - septiembre 2019). En cuanto al programa de uso eficiente de energía, se desarrollaron contenidos y diagramación del banner “¿Te has preguntado qué puedes hacer para mitigar el cambio climático?”, difundido a través de correo electrónico a los colaboradores de la entidad, en el marco de la semana ambiental. Se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de energía eléctrica, el cual permite evidenciar una importante disminución a M9 del 24.4%, con respecto al periodo anterior (enero 2019 – septiembre 2019). En cuanto al programa de uso eficiente del papel, durante el transcurso del año se han trabajado los siguientes procedimientos: Gestión Documental: Procedimiento Control de Préstamos y Devoluciones de Carpetas, Planilla control de préstamos y devoluciones, Base Digital Archivo. Se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de papel, el cual permite evidenciar una importante disminución a M9 del 83.3%, con respecto al periodo anterior (enero 2019 –septiembre 2019). En cuanto al programa de gestión integral y residuos se realizó el desarrollo de contenidos y diagramación del banner “Di NO al uso de pitillos plásticos”, difundido a través de correo electrónico, en el marco de la semana ambiental. Se llevó a cabo el establecimiento de una área para el almacenamiento temporal de residuos peligrosos y aprovechables en la sede Almacén de Venta Chico, con la implementación de los requisitos de registros de recepción y despacho, bitácoras de generación, señalización y equipo de incendios. En la sede Las Aguas se implementan los registros de recepción y despacho y embalado, etiquetado y rotulado de residuos peligrosos. Se realizó la capacitación en la temática de manejo interno de residuos no aprovechables, aprovechables y peligrosos, a los colaboradores de servicios generales de la Entidad, incluido el Almacén de Venta Chico, el día 30 de septiembre. Se continúa la entrega periódica de residuos aprovechables a la Asociación Eco Alianza Estratégica de Recicladores. En el marco del Programa de consumo sostenible, se realizó la Inclusión de cláusula ambiental en el contrato de suministro de consumibles de impresión y elementos de papelería. En el programa de implementación de prácticas sostenibles se destacan actividades como: la publicación de curso virtual de eco-conducción para una conducción más eficiente, económica y con responsabilidad ambiental en el marco de la semana ambiental; se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de combustible, el cual permite evidenciar una disminución del 65%, con respecto al periodo anterior (enero 2019 – septiembre 2019). Registro mensual de residuos convencionales no aprovechables en la sede principal de la entidad y se realizó el registro mensual de residuos peligrosos generados en la sede principal de la entidad.

5. Servicios tecnológicos: se continuó con la renovación de los recursos y servicios TIC, necesarios para mantener vigencia en la economía digital y la globalización de mercados. Se está en proceso de reposición de la infraestructura de procesamiento y almacenamiento, por una solución integrada de Hiperconvergencia. Por la extensión de la emergencia sanitaria, los procesos de soporte se continúan llevando de manera remota. Se logró implementar y estabilizar los puestos de trabajo en casa, de tal manera que los funcionarios puedan llevar a cabo sus labores diarias de manera remota y virtual.

Se está en proceso de renovación y reposición del Parque TI, y de la Infraestructura TIC´S, para actualizar los sistemas de virtualización en alta disponibilidad en un foque de Hiperconvergencia, que permita integrar servidores, almacenamiento y red SAN en una sola caja o equipo.

6. Servicios de información actualizados: en el mes de septiembre, de manera remota se continúa con procesos pertinentes de soporte y mantenimiento al sistema ERP institucional actualmente en producción y al portal institucional publicado. En el portal institucional se implementó botón de pagos para realizar procesos de comercio electrónico. Se contrató recursos e infraestructura para la continuidad de la estrategia #ArtesanoDigital, con lo que se realiza ilustración en línea para artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas en general, además de otros webinar de bastante interés para el sector artesanal. Se continúa con procesos para actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal institucional y el manejo y administración de las diferentes redes sociales institucionales.

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Resultados, junio de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: se realizaron las siguientes capacitaciones: Servicio al cliente mediante la comunicación telefónica, Taller web seguridad, salud y COVID-19 y Segunda lengua. La herramienta para la evaluación de desempeño fue aprobada en el mes de junio, se organizó la información correspondiente a los compromisos, las competencias institucionales y específicas para evaluar la vigencia 2019. Esta herramienta incluye la concertación de los planes individuales de trabajo para la vigencia 2020.

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. En el marco de la ruta de la felicidad bajo la estrategia formador de formadores, se continuaron las clases virtuales de tejido y se promovieron actividades físicas para realizar en familia con niños de cero (0) a cinco (5) años. En el marco del plan de cultura organizacional, se diseñaron y enviaron boletines que tratan temas de bienestar en familia, para compartir y reflexionar durante el tiempo de aislamiento. En el marco del Código de Integridad, en la celebración del servidor público, se realizó un video donde se promovieron los valores como parte fundamental, para así poder decir "Servimos de Corazón”. También se continuó con las actividades establecidas en el Plan de Gestión Documental y Plan de Conservación Documental, tendientes a asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño revisó y aprobó las veintidós tablas de retención documental de los diferentes procesos que conforman el sistema de gestión. Está pendiente el envío de las mismas al AGN para su convalidación. Fue aprobado el Plan Institucional de Emergencias y Atención de Desastres, para los archivos y la política de gestión documental, que incluye como actualización, la modificación de los cargos de los funcionarios que deben adelantar las diferentes actividades de gestión documental. Para este período, la entidad continúa con funciones en la modalidad de teletrabajo y por tal razón, las actividades de transferencias y almacenamiento no se pudieron realizar. 

Las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico, teniendo en cuenta la Circular Externa 001 del 31 de marzo del 2020 del AGN, relacionada con los lineamientos para administración de expedientes y comunicaciones oficiales en torno al Covid-19; los documentos solicitados se enviaron en formato PDF. El control de temperatura, humedad y de condiciones técnicas se continúa realizando dos (2) veces al día. La digitalización de boletines no se realizó porque son creados en digital.

3. Documentos de lineamientos técnicos: se continuaron las pausas activas virtuales, se realizó el contrato para la adquisición de elementos de bioseguridad y de protección personal, además, se efectuó capacitación en cargas y el mantenimiento y uso de elementos de protección. Así mismo, se llevaron a cabo los protocolos para la apertura de las vitrinas promocionales y retorno paulatino al trabajo presencial, revisado por la dirección, validando los diferentes componentes del SGC. Dentro de los principales temas y teniendo en cuenta la contingencia por COVID, se efectúa análisis de metas de la planeación y se solicitan ajustes, es así, que fueron realizadas mesas de trabajo con cada área para poder establecer los ajustes del plan de acción y estratégico correspondiente. Se está realizando la consolidación de la nueva versión de la planeación, para aprobación y ajustes correspondientes en Isolucion. Se continua la revisión de la información documentada del SGC, durante el mes fue aprobada la información del proceso de GBS (Gestión de adquisición de bienes y servicios), que será presentado a la alta dirección para aprobación final e iniciar despliegue. Así mismo, se actualizó la información documentada alineada al SGSST, para su aprobación. Como parte de la implementación del ERP, se dio inicio a mesas de trabajo por procesos para validar la información documentada que debe ser ajustada, con el fin de estandarizar el funcionamiento de esta herramienta. Se diseñaron flujogramas para todos los procedimientos que se encuentran vigentes, esto incluye 3 procesos en su totalidad (FOP, DEP, PSS). Se continúa ejecutando el plan de comunicación del SGC, con la estrategia píldoras de calidad, enfocado en los diferentes conceptos normativos alineados a la dinámica institucional. Con base en los resultados de FURAG y las recomendaciones realizadas por el DAFP, se llevaron a cabo mesas de trabajo con los equipos de cada política y se establecieron las acciones a incluir en los respectivos planes de acción vigentes y cuáles acciones harán parte de las próximas vigencias. Se realizó el segundo Comité Institucional de Gestión y Desempeño del año, con la participación de todos los líderes de políticas del MIPG. Se realizó la presentación oficial de los resultados del FURAG y cada líder, según el resultado de las mesas de trabajo, expuso los cambios a realizar a sus planes y los sometió a aprobación por parte del comité. Los planes aprobados serán cargados en su siguiente versión en Isolucion, con su respectivo seguimiento a Q2, alineado a la planeación institucional. En el marco del Comité se presentó el resultado de la validación de los controles de riesgos realizada por cada proceso y se sometió a aprobación solicitudes correspondientes. Como parte del plan de comunicación enmarcado en el plan de trabajo de implementación del MIPG se realizó sensibilización sobre la importancia de ser servidor público y se realizó homenaje a los servidores públicos en su día. Se dio inicio a la publicación de tips sobre los ajustes del Manual Operativo del MIPG. Se continúa fortaleciendo el uso de los canales de atención virtual, así como las estrategias de comunicación organizacional a artesanos y otros grupos de valor, velando por garantizar la continuidad de la atención del portafolio y de otras acciones enfocadas a prestar ayuda y soporte a los artesanos, en el marco de la pandemia. Referente a esto, se ha logrado un monto total de $867 millones por free press, de acuerdo al último reporte generado por la empresa de monitoreo.

4. Documentos de planeación: se incluyeron dos actividades más al PIGA 2020, por recomendación de la SDA para subsanar observaciones hechas durante la visita de control y seguimiento al PIGA y cumplimiento normativo. Se continuó la campaña de sensibilización sobre disposición de residuos y uso eficiente de los recursos en casa, a través de comunicados internos. La Subdirección de Políticas y Planes Ambientales de la Secretaría Distrital, retroalimentó los informes de Planificación y Plan de Acción 2020, solicitando precisar algunas de las actividades formuladas y requiriendo incluir dos actividades para resarcir las observaciones realizadas durante la visita de control y seguimiento al PIGA y cumplimiento normativo, El Plan de Acción y el Informe de Planificación son ajustados y cargados en la plataforma Storm. En total, el Plan de Acción queda compuesto por 32 actividades y seis (6) programas de ecoeficiencia.

5. Servicios tecnológicos: se continuó con la renovación de la mayoría de los principales recursos y servicios TIC, necesarios para mantener vigencia en la economía digital, y la globalización de mercados. Se incrementó la capacidad del almacenamiento del correo electrónico (DRIVE) a ilimitado. Los usuarios tienen almacenamiento ilimitado en la nube, con acceso desde cualquier lugar. Por la extensión de la emergencia sanitaria, los procesos de soporte se continúan llevando de manera remota. Se logró implementar y estabilizar los puestos de trabajo en casa, de tal manera, que los funcionarios puedan llevar a cabo sus labores diarias de manera remota y virtual. Se tienen previstos los procesos de actualización y reposición del Parque TI; de la Infraestructura TIC ́S, actualizando los sistemas de virtualización en alta disponibilidad, y el software requerido para la informatización de los procesos de la Entidad, entre otros.

6. Servicios de información actualizados: se están llevando a cabo los procesos pertinentes de soporte y mantenimiento al sistema ERP institucional, actualmente en producción y al portal institucional publicado; además de realizar los procesos de afinamiento y ajuste al nuevo sitio web de la empresa. Se continúa con procesos de actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real, a través del portal institucional, el manejo y administración de las diferentes redes sociales institucionales, con mayor énfasis en este periodo de confinamiento, en que se han implementado ventas por medios digitales. Se está trabajando en la renovación de los recursos e infraestructura para la continuidad de la estrategia #ArtesanoDigital, con lo que se realiza ilustración en línea para artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas en general además de otros webinar para el sector artesanal.

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Resultados, marzo de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: se dio inicio al curso de segunda lengua que inicialmente se desarrolló de forma presencial, sin embargo, teniendo en cuenta la emergencia sanitaria presentada por el COVID 19, el curso se está desarrollando de forma virtual, a través de la aplicación de Google Classroom. De acuerdo con el mapa de contribuciones individuales de la vigencia 2019, se realizará la evaluación de desempeño para los trabajadores oficiales, incluyendo la valoración de las competencias institucionales y específicas. Se presentó para aprobación de la Subgerente Administrativa y Financiera, el Plan de Gestión de Desempeño en el marco de la Ruta de la Calidad, para iniciar su implementación en abril. Finalmente, se realizó el seguimiento a los acuerdos de gestión de los gerentes públicos, vigencia 2019.

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. En el marco de la ruta de la felicidad se conmemoraron fechas especiales (cumpleaños), día de la mujer y día del hombre. A través de la circular 87 del 9 de marzo de 2020, denominada "seguimos construyendo un mejor lugar para trabajar" se autorizó el disfrute del día de la familia durante el primer semestre y un día libre por cumpleaños. A la fecha, ningún funcionario ha disfrutado del día de la familia y 10 han accedido al día libre por cumpleaños. En este mes se adelantaron las gestiones para el desarrollo de la Feria Saludable y el curso de tejido en dos agujas, sin embargo, teniendo en cuenta la emergencia sanitaria presentada por el COVID 19, estas actividades fueron aplazadas. Se inició la formulación y diseño del programa por puntos de salario emocional, el cual se encuentra pendiente de aprobación, de acuerdo al plan de cultura organizacional. En el marco del Código de Integridad, se recordó el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Ley 2013 de 2019. Con corte a 31 de marzo, 52 funcionarios realizaron la publicación de la declaración de renta y conflicto de interés. Igualmente, se adelantaron las gestiones frente al proveedor del servicio del IP Centrex, para habilitar la línea de denuncias anónimas. En cuanto al Sistema de Gestión Documental, se cuenta con avance en cinco actividades, incluyendo el Plan de Conservación Documental, tendiente a asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo para la conservación de los documentos. Así mismo, el desarrollo de actividades tales como transferencias, almacenamiento, control de préstamos, control de humedad y digitalización de boletines, facilitando así la custodia y consulta de los documentos que produce la empresa en cumplimiento de las funciones.

3. Documentos de lineamientos técnicos: teniendo en cuenta el lineamiento normativo, se formularon 16 planes aplicables a la entidad, que se alinean con la planeación institucional. Se realizó el comité institucional de gestión y desempeño, donde se trataron temas como: cierre de la planeación 2019; planeación 2020; planes institucionales con resultados y avances en la formulación; planes y avances de los SGSST (presenta avance de este plan del 12%), del PIGA y del SGC. Se realizó el diligenciamiento del FURAG, por cada responsable de política, y la validación integral desde la oficina de Planeación, como líder de la implementación del MIPG. Además, se efectuaron mesas de trabajo y validación con los responsables.

4. Documentos de planeación: se realizó inspección a los recursos de emergencia y a las áreas de trabajo, por esta razón, se actualizó el inventario de extintores, teniendo en cuenta su estado y fecha de vencimiento. Se llevó a cabo la divulgación del plan de emergencia y del video de manejo de emergencias a los miembros de la brigada y del COPASST. Se realizó el informe de morbilidad, identificando la principal causa de ausentismo por incapacidades médicas. Se dispuso ante la Junta Directiva y Asamblea de Accionistas, el código de Buen Gobierno, trabajado con la empresa Compartamos. Así mismo, se entregó el reglamento de la Junta directiva. Se están realizando los ajustes conforme la retroalimentación realizada en ambos espacios. Una vez ajustado, se pasará a aprobación e iniciaría el proceso de socialización.

5. Servicios tecnológicos: se continúa con los procesos de contratación para la renovación y ampliación de los servicios más esenciales en la nueva era del conocimiento y de la economía digital, además de firmas digitales, Internet de contingencia, copia de seguridad local y en la nube y hosting para los sitios web. Se llevó a cabo la contratación del servicio de correo electrónico institucional. Se están realizando procesos de soporte y mantenimiento del Parque TI, Data Center e Infraestructura TIC en general, además de tecnologías adyacentes, en especial UPS’s y Equipo de Aire Acondicionado, que en general, garanticen el buen funcionamiento de toda la Infraestructura Tecnológica para la informatización de los procesos de la empresa. Así mismo, se tienen previsto procesos de actualización y reposición del Parque TI; de la Infraestructura TIC ́S; y del software requerido para la informatización de los procesos de la empresa.

6. Servicios de información actualizados: se están llevando procesos de soporte y mantenimiento al sistema ERP institucional actualmente en producción, así mismo, se están realizando estos procesos de mantenimiento y actualización a los portales institucionales, junto con los servicios y herramientas web institucionales. Se están realizando procesos para la actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real, a través del portal institucional, el manejo y administración de las redes sociales de la empresa, muy esenciales en esta sociedad del conocimiento y de la era y economía digital. Así mismo, se tiene previsto llevar a cabo procesos de contratación de los recursos e infraestructura para la continuidad de la estrategia #ArtesanoDigital, procesos de instrucción a los artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas y, de las Nuevas Tecnologías (TIC) en general.

Consulte el informe ejecutivo de este proyecto.

Resultado, diciembre 2019

Se realizó una (1) sesión de Liderazgo, en el que participaron los miembros del equipo directivo y dos (2) sesiones de Generación de Confianza para los equipos de trabajo. Se llevó a cabo la Fase I y la Fase II perímetro en la adopción protocolo IPV6, de igual manera se está se sigue avanzó en el desarrollo e implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI), todo ello acorde al marco de referencia definido en la política de Gobierno y Seguridad Digital. Se continua con el uso de tecnologías Webinar con la estrategia (#ArtesanoDigital). Es de resaltar que #ArtesanoDigital fue reconocida como la mejor iniciativa de transformación digital de América Latina en los Séptimos Premios #LatamDigital 2019, en la categoría “Mejor País en Procesos de Transformación Digital".

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Resultado, septiembre 2019

Se realizó la charla sobre derechos humanos. Se presenta un avance del 30% en el desarrollo del curso virtual de lenguaje claro, dando inicio a un segundo grupo para capacitarse en atención en discapacidad visual. Se finalizó el levantamiento diagnóstico de cultura actual incluyendo el grupo directivo, obteniendo una participación del 94%. Se realizó una caminata ambiental en el sendero del agua con 48 personas entre funcionarios y familiares. Se dio inicio a un nuevo ciclo de cursos de extensión para los funcionarios y sus familias, con una participación de 24 personas entre funcionarios y familiares. De acuerdo con los resultados de la prueba piloto de teletrabajo, el equipo líder de la implementación aprobó el informe final de este piloto y se presentó a la Gerencia General.  

Con relación al plan de austeridad, se instalaron los sensores de movimiento en los baños de la empresa. Continúa el contrato de monitoreo de medios encaminado a validar el cumplimiento de las metas free press, que hacen parte de la planeación estratégica, con el fin de garantizar una mayor visibilización de la empresa y del sector artesanal en los diferentes medios de comunicación.

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Resultado, junio 2019

Se estableció la línea base de competencias, a partir de la cual, se definirá la medición de desempeño y los planes de desarrollo. Se realizaron reuniones con la empresa que llevará a cabo la evaluación de desempeño, con el fin de establecer los parámetros para la formulación de los KPI, de acuerdo con la Planeación Estratégica y el Plan de Acción para el año 2019. La evaluación de desempeño de la vigencia 2018 se finalizó en el mes de junio. A partir de este momento, se da inicio a la construcción del mapa de contribuciones individuales. Se adelantó la contratación de la empresa para levantar el diagnóstico de la cultura organizacional y se elaboró el plan de trabajo, se proyecta iniciar la aplicación de la encuesta en el mes de julio de 2019. En este mismo mes, se llevó a cabo la contratación de la empresa para la medición del índice de ambiente laboral; se proyecta efectuar la medición en septiembre.

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Resultado, marzo 2019

El 88% de los trabajadores oficiales realizaron el seguimiento de los objetivos establecidos en el Plan Individual de Trabajo definidos para la vigencia 2018; de estos, 14 personas ya cuentan con sus seguimientos aprobados, cinco deben ajustar sus seguimientos y 53 están pendientes de evaluación por parte del jefe inmediato; en el mes de abril se culminará la evaluación de los objetivos y se aplicará la evaluación de competencias y con esto, termina la evaluación de desempeño para la vigencia 2018. Se definieron las actividades a desarrollar en el marco del contrato realizado con el fin de ejecutar el Programa de Transformación Cultural de Artesanías de Colombia, abarcando temas como la celebración de fechas especiales, entrega de salario emocional, celebración del día de la familia, actividades deportivas, entre otros. Igualmente, en el mes de marzo se inició la migración de la información del modelo de operación en la nueva versión de la plataforma ISOLUCIÓN, logrando armonizar su uso, con los usuarios de los equipos asignados a los funcionarios de la empresa. Así mismo, se presenta avance en los planes que integran la Política de Gestión Documental, de conformidad con los lineamientos establecidos en el MIPG.

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Problema
Limitadas capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.
Descripción
Con esta alternativa se pretende fortalecer la gestión institucional y buen gobierno de Artesanías de Colombia en función de responder en mayor grado a las
necesidades y expectativas de sus diferentes grupos de interés, a partir del mejoramiento de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional entre las
que sobre salen trasparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, servicio al
ciudadano, participación ciudadana en la gestión pública, racionalización de trámites, gestión documental, Gobierno Digital, Seguridad Digital y Gestión del
Conocimiento e innovación.
Objetivo
Ampliar las capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.ObjetivoOnh

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