CÓDIGO BPIN: 2018011000370

Nombre completo: Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno de Artesanías de Colombia nacional. 
Vigencia: 2019 - 2022

Descripción:

Con esta alternativa se pretende fortalecer la gestión institucional y buen gobierno de Artesanías de Colombia, en función de responder en mayor grado a las necesidades y expectativas de sus diferentes grupos de interés, a partir del mejoramiento de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional entre las que sobresalen transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, servicio al ciudadano, participación ciudadana en la gestión pública, racionalización de trámites, gestión documental, Gobierno Digital, Seguridad Digital y Gestión del Conocimiento e innovación.

Objetivo:

Ampliar las capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.

Problema:

Limitadas capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.

Actividades:

- Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

- Mantener el modelo integrado de planeación y gestión.

- Planear, ejecutar, verificar y controlar el modelo de operación por procesos de la entidad.

- Implementar iniciativas encaminadas a contribuir al desarrollo sostenible de la actividad artesanal. 

- Implementar prácticas en materia de gobierno corporativo. 

- Ejecutar programas de transformación cultural. 

- Implementar nuevo modelo de operación.

- Desarrollar programas de gestión de desempeño. 

- Implementar mapa de contribuciones individuales. 

- Actualizar las publicaciones, servicios y contenidos del portal ofrecidos en la web; además de mantener y actualizar la estrategia de redes sociales de Artesanías de Colombia. 

- Actualizar, mantener y/o implementar sistemas de información, sitios y aplicativos de la entidad. 

- Realizar capacitaciones a artesanos en la adopción, apropiación y uso de herramientas y servicios de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y del Sistema de Información para la Artesanía (SIART). 

- Actualizar y reponer las tecnologías de información y comunicaciones de la entidad. 

- Implementar, actualizar y/o renovar, servicios y herramientas TIC.

- Realizar procesos de soporte, mantenimiento, reparación y atención tanto al parque de Tecnologías de la Información (TI), como a la Infraestructura y servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y demás tecnologías y herramientas que conforman el Data Center de la Entidad.

Consulte el informe ejecutivo de este proyecto.

Conozca el detalle de la asignación presupuestal de Artesanías de Colombia, vigencia 2023.

Resultados a marzo del 2023

1. Servicio de Educación informal para la gestión Administrativa: Con corte a marzo, se han realizado 5 capacitaciones con una cobertura de 72 funcionarios.

Descripción de actividades:
(1) Ejecutar programa de transformación cultural: No genera avance para el mes de marzo.
(2) Implementar nuevo modelo de operación: Se gestionaron los pagos de los contratos con vigencia futura para el apoyo de la ventanilla y gestión legal.

2. Servicio de Implementación Sistema de Gestión: Para el mes de marzo, no genera avance en este indicador.

Descripción de actividades:
(1) Desarrollar programa de gestión de desempeño: No genera avance para el mes de marzo.(2) Implementar mapa de contribuciones individuales: No cuenta con recursos asignados inicialmente para la vigencia 2023.

3. Documentos de lineamientos técnicos: Para el mes de marzo, se concreta contratación de ICONTEC y de empresa para la realización de las auditorías al SGC. Se actualiza información documentada de los procesos.

Descripción de actividades:
(1) Implementar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo: Se inició el proceso de elaboración de los estudios de conveniencia para la contratación de los servicios necesarios para el programa.
(2) Planear, ejecutar, verificar y controlar el modelo de operación por procesos de la entidad: Se concreta negociación con ICONTEC para la realización de la auditoria de seguimiento al SGC y con la empresa CQR -Certification Quality Resources S.A.S para la realización de las auditorías internas.
(3) Mantener el modelo integrado de planeación y gestión: No cuenta con recursos asignados inicialmente para la vigencia 2023.

4. Documentos de planeación realizados: Para el mes de marzo, se finaliza proceso contractual para finalización de la formulación de la planeación. Se inicia mesas de trabajo para la elaboración del primer reporte BIC.

Descripción de actividades:
(1) Implementar prácticas en materia de gobierno corporativo: Se concretó con la empresa COMPARTAMOS el acompañamiento para la finalización del ejercicio de planeación cuatrienal. Se inicia alianza con la firma CAEM, de la Cámara de Comercio de Bogotá, para dar inicio a la documentación del reporte BIC.
(2) Implementar iniciativas encaminadas a contribuir al desarrollo sostenible de la actividad artesanal: No cuenta con recursos asignados inicialmente para la vigencia 2023.

5. Servicios de información actualizados: Para el mes de marzo, se tiene previsto la contratación del recurso humano, requerido para esta nueva sociedad del conocimiento y la información, que está llevando a cabo la actualización de publicaciones, contenidos, y atención de servicios ofrecidos en la nube.

Descripción de actividades:
(1) Actualizar, mantener y/o implementar sistemas de información, sitios y aplicativos de la Entidad: Se llevó a cabo la contratación para los servicios de soporte al sistema de información ERP (SEVEN) de la Entidad, tanto a nivel funcional como tecnológico.
(2) Realizar capacitaciones a artesanos en la adopción, apropiación y uso de herramientas y servicios de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y del Sistema de Información para la Artesanía (SIART):Se tiene previsto llevar a cabo la contratación de los servicios requeridos, para mantener en funcionamiento la plataforma de le estrategia #ArteanoDigital, redes sociales y comunicaciones digitales institucionales en general.
(3) Actualizar las publicaciones, servicios y contenidos del portal ofrecidos en la web; y fortalecer la estrategia de redes sociales de Artesanías de Colombia: Se tiene previsto la contratación del recurso humano para la actualización de publicaciones, contenidos, atención de servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal y sitios web institucionales, además de la administración de las redes sociales instituciones.

6. Servicios tecnológicos: Para el mes de marzo, se encuentra en proceso de contratación  los servicios de soporte para  TI, a la Infraestructura, servicios TIC y toda la Plataforma del Data Center, en general, y todas las tecnologías subyacentes, de aire acondicionado, equipos UPS´s y cableado eléctrico regulado en general.

Descripción de actividades:
(1) Implementar, actualizar, reponer y/o renovar recurso, servicios y herramientas de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC): Mediante vigencias futuras se llevó a cabo la contratación de los servicios se seguridad perimetral y de hosting para portales y sitios web institucionales, y el servicio de Internet de contingencia y alta disponibilidad.
(2) Realizar procesos de soporte, mantenimiento, reparación y atención tanto al parque de Tecnologías de la Información (TI), como a la Infraestructura y servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y demás tecnologías y herramientas que conforman el Data Center de la Entidad. Incluye apoyo administrativo: Se está en proceso de contratación de los servicios de soporte y manteamiento, tanto al parque TI, como a la Infraestructura y servicios TIC y demás herramientas del Data Center, así como los equipos de Aire Acondicionado, UPS’s, y la red eléctrica regulada.
(3) Actualizar, reponer, renovar e implementar tecnologías de seguridad perimetral, seguridad digital y Ciberseguridad en general: Se llevó a cabo la renovación del sistema de seguridad perimetral (Firewall), de gran relevancia para garantizar la ciberseguridad en tiempos de trabajo remoto, donde todos los procesos se llevan en la Nube, en línea y en tiempo, mediante Internet y tecnologías VPN.

Consulte el informe ejecutivo de avance de este proyecto. 

Resultados a diciembre del 2022

1. Servicio de Educación informal para la gestión Administrativa: En el mes de diciembre se realizaron actividades tendientes al mejoramiento de la calidad de vida y apropiación de los valores del servidor público, a través de las actividades de bienestar y de socialización de los valores.

Descripción de actividades:
(1) Ejecutar programa de transformación cultural: En el mes de diciembre se realizó la celebración de fechas especiales, se presentó el informe de las actividades de promoción de lectura en familia. En el plan del código de integridad se recibió propuesta para finalizar la actividad del muro del orgullo.
(2) Implementar nuevo modelo de operación: El porcentaje de cumplimiento de la implementación de los Instrumentos Archivísticos en AdeC con corte a diciembre 30, corresponde a 100%.

2. Servicio de Implementación Sistema de Gestión: En el mes de diciembre, se presenta informe de ejecución de las evaluaciones de desempeño de los trabajadores oficiales de la entidad.

Descripción de actividades:
(1) Implementar mapa de contribuciones individuales: Durante el año se han realizó la inducción a los funcionarios que ingresaron a la planta de Artesanías de Colombia.

3. Documentos de lineamientos técnicos: En el mes de diciembre se actualizo el mapa de riesgos para la vigencia 2023. Se realizó documento de contexto organizacional e iniciativas claves, para ejercicio de planeación participativa. Procesos con información documentada (SGC) actualizada.

Descripción de actividades:
(1) Implementar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo: En el mes de diciembre se recibió la evaluación del SGSST por parte del COPASST; se atendió la auditoría externa del Sistema; se realizó la medición de riesgo Psicosocial.
(2) Planear, ejecutar, verificar y controlar el modelo de operación por procesos de la entidad: Al cierre de la vigencia todos los procesos actualizaron su mapa de riesgos, el cual contiene 6 riesgos de corrupción y 41 riesgos entre los cuales se encuentran estratégicos, de gestión y de seguridad de la información.
(3) Mantener el modelo integrado de planeación y gestión: Se llevó el Taller colaborativo y participativo con artesanos y funcionarios en el marco de Expoartesanias, con el cual se logró identificar necesidades, expectativas e iniciativas a incluir en la planeación 2023 - 2026.

4. Documentos de planeación realizados: En el mes de diciembre, se documentó los resultados PIGA y sus implementaciones, se mostró los resultados de Monitoreo de medios y se generó informes de avance y cumplimiento planeación institucional.

Descripción de actividades:
(1) Implementar prácticas en materia de gobierno corporativo: Producto del monitoreo a medios se reportó al cierre del año una valorización acumulada por un monto de $7.515.348.728 y un total de 1.998 menciones de Artesanías de Colombia distribuidos entre medios tradicionales y redes sociales.
(2) Implementar iniciativas encaminadas a contribuir al desarrollo sostenible de la actividad artesanal: Concluyó la ejecución del PIGA 2022, el cual cuenta con 6 programas de ecoeficiencia y contó con 32 actividades formuladas. Al cierre de la vigencia el plan logró el 98,6% de cumplimiento.

5. Servicios de información actualizados: Se logró que en la vigencia 2022 las barreras espacio temporales no fueran un obstáculo para el crecimiento personal y laboral de los artesanos. Igualmente, para la vivencia 2022 se apalancaron y reforzaron los procesos de Transformación Digital en pro de mejorar el nivel de vida de los artesanos.

Descripción de actividades:
(1) Actualizar, mantener y/o implementar sistemas de información, sitios y aplicativos de la Entidad: Se llevaron a cabo todos los procesos de soporte, mantenimiento y actualizaciones a todos los sistemas de información, aplicativos, portales y sitios web de la Entidad.
(2) Realizar capacitaciones a artesanos en la adopción, apropiación y uso de herramientas y servicios de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y del Sistema de Información para la Artesanía (SIART): Se hizo renovación, mejoramiento en capacidad, alcance y se habilitó la plataforma que soporta la estrategia #ArtesanoDigital. Así mismo con la administración de redes sociales y demás comunicaciones digitales institucionales en general.(3) Actualizar las publicaciones, servicios y contenidos del portal ofrecidos en la web; y fortalecer la estrategia de redes sociales de Artesanías de Colombia: Se realizaron los procesos para publicaciones de contenidos, atención de servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal y sitios web institucionales, además de la administración de las redes sociales instituciones.

6. Servicios tecnológicos: Para el mes de diciembre, se llevó a cabo la contratación para la renovación de garantía y soporte de la solución de Infractora Híper Convergente (HCI), incluyendo la funcionalidad de escritorios virtuales, que permita acceso al computador desde cualquier parte que se tenga conexión a Internet.

Descripción de actividades:
(1) Implementar, actualizar, reponer y/o renovar recurso, servicios y herramientas de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC): Se hizo la renovación de garantía y soporte de la solución de Infractora Híper Convergente (HCI). Se realizó la implementación del módulo de escritorios virtuales, para apalancar el modelo de teletrabajo, que apalancaron los procesos de Transformación Digital.
(2) Realizar procesos de soporte, mantenimiento, reparación y atención tanto al parque de Tecnologías de la Información (TI), como a la Infraestructura y servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y demás tecnologías y herramientas que conforman el Data Center de la Entidad. Incluye apoyo administrativo: Se realizaron todos los procesos y servicios de soporte y manteamiento, tanto al parque TI, como a la Infraestructura TIC y demás herramientas del Data Center, así como a los equipos de Aire Acondicionado, UPS’s, y la red eléctrica regulada.
(3) Actualizar, reponer, renovar e implementar tecnologías de seguridad perimetral, seguridad digital y Ciberseguridad en general: Se llevaron a cabo procesos de vigencias futuras para la renovación del sistema de seguridad perimetral, hosting e Internet.

Consulte el informe ejecutivo de avance de este proyecto. 

Resultados, septiembre de 2022

1. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en septiembre se ejecutaron los planes así: Ruta de la felicidad: se realizó una actividad recreativo - cultural, a través del "Cocinemos juntos"; se realizó la celebración de fechas especiales; campaña para el uso de la bicicleta y manejo del estrés y la ansiedad. Código de integridad: se realizó socialización del código de integridad y actividad del muro del orgullo.

A tercer trimestre, se cuenta con avance en cinco actividades correspondientes a los planes de Gestión Documental, Conservación Documental y Preservación Digital. Se realizó seguimiento y control de actividades para asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo; las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico; el control de temperatura, humedad y de condiciones técnicas se realizó dos veces al día durante los meses de julio, agosto y septiembre de 2022; se realizaron cambios de las cajas x 200 para cumplir con el mantenimiento adecuado de las unidades de conservación. Adicionalmente, se realizaron las transferencias documentales al archivo administrado por el operador de custodia; se revisaron las TRD de cada una de las dependencias para proponer actualización; se realizó entrega de nueve (9) matrices de activos de información para revisión por el área de Jurídica; se pasó a producción en SADE para el cargue de los documentos electrónicos en el módulo de archivo. El porcentaje de cumplimiento de la implementación de los Instrumentos Archivísticos en la empresa con corte a septiembre 30, corresponde a 73 %. 

2. Servicio de implementación sistema de gestión: en septiembre se elaboró para aprobación, el diccionario de competencias. También se realizó capacitación en "Claves en renta, IVA y cambios contables", con la participación de cuatro (4) funcionarios de la coordinación financiera; se realizó capacitación en traslado de inventarios y devoluciones, con la participación de 12 funcionarios; se realizó la capacitación en lenguaje claro y peticiones ciudadanas, con la participación de 18 funcionarios; se realizó conversatorio - tertulia en el Claustro, con la participación de 23 funcionarios y se realizaron capacitaciones en seguridad.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en septiembre se realizó la actualización de la matriz legal; se realizó sensibilización en prevención de riesgo biomecánico; se implementaron estrategias para la realización de pausas activas y se realizó inducción al sistema a los contratistas nuevos.

También, se inició el ejercicio de administración de riesgos y oportunidades de la vigencia. Con base en la información enviada a cada proceso, seis (6) de ellos han concluido la fase de autoevaluación y redefinición de riesgos con causas y consecuencias. Se han realizado mesas de trabajo con seis (6) procesos, para asesorar sobre la metodología y los cambios en el nivel y apetito de riesgos de la entidad, aprobado por la dirección. Fue actualizada la política de Gestión Integral del Riesgo por parte de la línea estratégica - Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Se continúa la ejecución del plan de comunicación interno del proceso de fortalecimiento organizacional, con las cápsulas de información permanentes sobre el Sistema de Gestión y la actualización de la información documentada de los procesos que lo requieren.

El 30 de septiembre se llevó a cabo el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en el que se presentaron los temas priorizados para el cierre del trimestre, contando como invitados con algunos líderes de política de MIPG. Se continúan las actividades enmarcadas en el plan de trabajo de implementación y mantenimiento del MIPG, el cual cuenta con un avance del 90% a M9. Se destacan actividades como el seguimiento permanente a los planes de cada política ajustados en julio, posterior al cierre del segundo trimestre, incluyendo cierre de brechas identificadas para su cumplimiento, recomendaciones del DAFP y otros temas relacionados con la dinámica de la entidad. Así mismo, continúa el ejercicio de comunicación permanente de temas MIPG a todos los funcionarios, a través de comunicación interna y se socializa de manera permanente con los líderes de política, las actualizaciones normativas, capacitaciones etc. y se hace seguimiento a la implementación y asistencia por parte del líder y sus equipos.

4. Documentos de planeación realizados: de acuerdo al monitoreo en medios, se evidenció una valorización en medios de $502.406.400 en M8 y $980.813.971 en M9. En septiembre se destaca el despliegue en medios de la feria Expoartesano. En este mes, se reportan 309 notas en total, con el siguiente comportamiento: 35 en radio, 36 en televisión, 12 en prensa, 102 internet y 124 en redes sociales. 

Como parte de las actividades de los programas de Ecoeficiencia, se realizaron, entre otras, actividades:

Registro y verificación trimestral del consumo de agua, energía y papel. Se incluye en el estudio técnico de intervención y mantenimiento de la Unidad de Formación, la instalación de la ventilación del local de residuos peligrosos. Entrega periódica de los residuos aprovechables generados en la entidad. Registro mensual de residuos convencionales no aprovechables en la sede principal de la entidad. Registro mensual de residuos convencionales aprovechables en la sede principal de la entidad. Registro mensual de residuos peligrosos discriminados por tipo de residuo. El día 27 de septiembre, Artesanías de Colombia recibió la capacitación en la temática de Eco-conducción por parte de la Secretaria de Movilidad de Bogotá. Se publica campaña de sensibilización a través de correo electrónico, con cinco (5) banners alusivos al impacto, conocimiento de los plásticos de un solo uso que están restringidos y consejos para sustituirlos.

5. Servicios de información actualizados: en septiembre se están habilitando los anteriores aplicativos ERP (ZBOX) y Gestión Documental (TQM), para poner en servicio de solo lectura, cuando se requiera bajar información.

En procesó contratación, la renovación y mejoramiento en capacidad y alcance de la plataforma que soporta la estrategia #ArtesanoDigital. Continúa administración de redes sociales y demás comunicaciones digitales institucionales en general.

Se da continuidad a procesos para publicaciones de contenidos, atención de servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal y sitios web institucionales, además de la administración de las redes sociales instituciones.

6. Servicios tecnológicos: en septiembre, se encuentra en proceso de contratación la renovación de garantía y soporte de la solución de Infractora Híper Convergente (HCI). Se incluye módulo de escritorios virtuales para apalancar el modelo de teletrabajo, y garantiza gran continuidad del proceso de Transformación Digital.

Se sigue dando continuidad a los procesos y servicios de soporte y manteamiento, tanto al parque TI, como a la Infraestructura TIC y demás herramientas del Data Center, así como a los equipos de Aire Acondicionado, UPS’s, y la red eléctrica regulada.

Se revisó la renovación del sistema de seguridad perimetral para la implementación de nuevas herramientas y niveles de seguridad con tecnologías innovadoras, como es el caso de ZTNA y micro segmentación, necesarias para la ciberseguridad de la nube privada implementada.

Consulte el informe ejecutivo de avance de este proyecto

Resultados, junio de 2022

1. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en junio se ejecutaron los planes así:

- Ruta de la felicidad: se realizó la celebración de fechas especiales (cumpleaños, día del Padre); Código de integridad: se realizó el seguimiento a las declaraciones diligenciadas por los funcionarios nuevos y se recibió el certificado del curso de integridad de los funcionarios nuevos.

El avance de los planes en cuanto a los instrumentos archivísticos, corresponde al 49.6 %; Plan de gestión documental: 80 %; Plan de conservación documental: 52 %; Plan de preservación digital: 17 %; 

A junio se cuenta con avance en nueve actividades correspondientes a los planes de Gestión Documental, Conservación Documental y Preservación Digital. Se realizó seguimiento y control de actividades para asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo. Las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico. El control de temperatura, humedad y de condiciones técnicas se realizó dos veces al día durante los meses de abril, mayo y junio de 2022. Se realizaron cambios de las cajas x 200 para cumplir con el mantenimiento adecuado de las unidades de conservación. Adicionalmente, se realizaron las transferencias documentales al archivo administrado por el operador de custodia, se elaboró el Banco Terminológico y fue aprobado por la Coordinación de Gestión Administrativa, se revisaron las TRD de algunas dependencias para proponer su actualización, se realizaron mesas de trabajo con el AGN para la presentación de las TVD, las cuales fueron convalidadas por el Comité Técnico de Convalidación del Archivo General de la Nación, el pasado 29 de junio de 2022. 

2. Servicio de implementación sistema de gestión: en junio se enviaron a los subgerentes y coordinadores con personal a cargo, los formatos de evaluación de desempeño 2021, de acuerdo a los planes individuales de trabajo e indicadores de Isolución. Estos se deben entregar antes del 30 de julio de 2022.

También, se realizaron capacitaciones del ERP en contabilidad y presupuesto, Meci, Google Drive, capacitación en la actualización de los procedimientos y capacitación en finanzas públicas, además de reuniones en grupos de trabajo para gestión documental.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en junio se realizaron capacitaciones por parte de la ARL a la brigada de emergencia, así como a los teletrabajadores que se encuentran aprobados en la entidad. También se revisaron y actualizaron los planes de emergencia del claustro y las vitrinas promocionales y se realizaron las visitas domiciliarias a los teletrabajadores postulados durante el mes.

Se realizó la definición y revisión de la estructura para el informe de empalme y se consolida y elabora el documento de gestión del cuatrienio. La información fue consolidada de manera oportuna tomando como fuente, los reportes realizados en ISOLUCION durante el cuatrienio, además de los tableros de control que durante este periodo se han construido. Por otro lado, en junio, y con el fin de ampliar la cobertura de acceso a Isolucion, fue actualizada la sección del SGC en el portal web y socializado tanto a colaboradores de la entidad como a la ciudadanía los diferentes accesos a la plataforma. 

Se continúa la ejecución del plan de comunicaciones interno del proceso de fortalecimiento organizacional, con las cápsulas permanentes sobre el sistema. Se llevaron a cabo mesas de trabajo con los líderes de la política, cuyo crecimiento no fue tan alto o con mayor número de recomendaciones. Así mismo, fue enviado a los líderes de políticas, el informe con los resultados y recomendaciones dadas por el DAFP y la solicitud de ajuste de planes acorde a lo reportado a los líderes de políticas, mediante correo electrónico. A la espera de solicitudes de ajustes.

4. Documentos de planeación realizados: en junio, y de acuerdo al monitoreo en medios, se evidenció una valorización en medios de $377.181.482 en M6, destacando a prensa con el retorno más alto. En este mes, se reportan 69 notas, presentando un aumento del 6 %, en comparación al mes anterior. 

La mayor cantidad de información es identificada en medios online con el 59 % de cobertura. En medios online se registran 41 reportes, destacando la participación en el medio cucuta.gov.co. En prensa, se reportan 17 notas, mostrando la mayor participación en los diarios El Liberal y El Diario del Sur. Así mismo, la empresa presenta nueve (9) reportes en radio, destacando las emisiones en Radio Nacional. Se registran dos (2) reportes en televisión en los medios de emisión nacional RCN Televisión y Canal 1. 

Como parte de las actividades de los programas de E Coeficiencia, se realizaron, actividades como: 

- Capacitación virtual impartida el 30 de junio de 2022, al personal de aseo, mantenimiento, contratista de aseo y cafetería Eminser, además de funcionarios de la oficina de recursos físicos, en las temáticas de: tipos de residuos peligrosos, corrientes de peligrosidad, diligenciamiento de bitácoras, manejo interno y entrega al gestor autorizado y socialización del procedimiento para el manejo de residuos en Artesanías de Colombia.

 - Revisión de soportes de cumplimento normativo y reunión con el contratista del servicio de mantenimiento eléctrico SOLUELECTRICAS, para hacer seguimiento a soportes de cumplimiento normativo. 

- Entrega periódica de los residuos aprovechables generados en la entidad. 

- Definición de cláusulas ambientales para el proceso de compra de insumos de embalajes plásticos y cartón. 

- Actualización de las fichas de criterios ambientales para 23 bienes y servicios contratados por la Entidad. Asistencia técnica al contratista Interexpo, para la presentación de los soportes relacionados con el cumplimiento de la cláusula ambiental para el manejo de los residuos generados a lo largo de la prestación del servicio de montajes de ferias.

- Semana ambiental llevada a cabo del 6 al 10 de junio, la cual contó con el apoyo de la Secretaria Distrital de Ambiente, respecto a la realización de tres (3) charlas dirigidas a los colaboradores de la entidad. 

- Campaña de colecta voluntaria de residuos peligrosos (luminarias, residuos eléctricos y electrónicos y medicamentos), tapas plásticas y botellas de amor.

5. Servicios de información actualizados: en junio, se continúa adelantando los procesos de soporte y mantenimiento a portales y sitios web institucionales y a los sistemas de información en general de la Entidad, tanto a nivel funcional como tecnológico. 

Se adelantan los procesos requeridos para mantener en funcionamiento la plataforma de la estrategia #ArtesanoDigital, redes sociales y comunicaciones digitales institucionales en general. Se da continuidad a los procesos para las publicaciones de contenidos, atención de servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal y sitios web institucionales, además de la administración de las redes sociales institucionales. Sin embargo, en su tercer componente, además de los recursos financieros, sí se tienen amplias restricciones dada la población a quien va dirigido el proyecto. 

Esto, teniendo en cuenta el bajo nivel de alfabetización digital e informático del artesano como eje central del sector y el bajo alcance de las TIC e Internet en los lugares de residencia de los artesanos. Lo anterior, no obstante, la gran labor que viene realizando el Gobierno Nacional en aras de cerrar la brecha digital en regiones apartadas de la geografía nacional donde se ubica esta población, con políticas públicas como “Vive Digital”. Por lo anterior, se debe seguir registrando que, en la actualidad, el sector artesanal colombiano no hace uso de las reales y totales ventajas que ofrecen las TIC como instrumento necesario para competir en el mercado y gestionar su desarrollo, y cada día, se observa con mayor preocupación la brecha digital existente entre este sector y los otros sectores de la economía del país; situación que pone en alto riesgo el desarrollo, crecimiento y sostenibilidad de la actividad artesanal del país.

6. Servicios tecnológicos: se está en proceso de renovación y cambio de la solución de copia de seguridad, por una herramienta de mayor alcance y capacidad; además de la continuidad de los servicios de hosting para los portales y sitios web institucionales, así como el servicio de Internet de contingencia y alta disponibilidad.

Se está dando continuidad a los procesos y servicios de soporte y manteamiento, tanto al parque TI, como a la Infraestructura TIC y demás herramientas del data center, así como a los equipos de aire acondicionado, UPS’s y a la red eléctrica regulada. Se realizan actualizaciones al sistema de seguridad perimetral, en la medida en que el fabricante libera estas actualizaciones. Esto es de gran relevancia para garantizar la ciberseguridad en los continuos procesos de transformación digital y nube privada para el teletrabajo, entre otros procesos remotos.

Consulte el informe ejecutivo de avance de este proyecto.

Resultados, marzo de 2022

1. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en marzo se ejecutaron los planes así: 

- Ruta de la felicidad: se realizó la celebración de fechas especiales (cumpleaños, día del hombre y día de la mujer, funcionarias que se pensionan), entrega de salario emocional y campaña de promoción del uso de la bicicleta. - Código de integridad: a corte de marzo de 2022, 4 funcionarios nuevos han presentado su soporte del curso de integridad, transparencia y lucha contra la corrupción, se inició la elaboración del formato de preguntas frecuentes de conflictos de interés. 

A corte de marzo 30 de 2022, se cuenta con avance en once actividades correspondientes a los planes de Gestión Documental, Conservación Documental y Preservación Digital. Se realizó seguimiento y control de actividades para asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo; las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico; el control de temperatura y humedad y de condiciones técnicas se realizó dos veces al día durante los meses de febrero y marzo de 2022; se realizaron cambios de las cajas x 200 para cumplir con el mantenimiento adecuado de las unidades de conservación. Adicionalmente, se realizaron las transferencias documentales al archivo administrado por el operador de custodia, se adelantaron capacitaciones sobre el Módulo Archivo del Sistema de Gestión Documental e iniciamos las acciones tendientes a contar con el Plan de trabajo enfocado al Sistema de Gestión de Documento Electrónicos de Archivo - SGDEA y el Moreq.

A continuación, se presenta el avance de los planes en cuanto a los instrumentos archivísticos: Plan de gestión documental: 2 %; Plan de conservación documental: 23 %; Plan de preservación digital: 0 %; El porcentaje de cumplimiento de la implementación de los Instrumentos Archivísticos en AdeC con corte a marzo 31 corresponde a 8 %.

2. Servicio de implementación Sistema de Gestión: en marzo se definió la metodología para la evaluación de desempeño de 2021, la cual corresponde al tipo 180° y los formatos para la concertación, seguimiento de indicadores y evaluación de la vigencia. En marzo se realizó la capacitación en información exógena y medios magnéticos.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en marzo se definió el presupuesto del SGSST; se actualizó la matriz legal del sistema; se realizó el seguimiento del cumplimiento del SGSST por parte de los outsourcing; se realizó la inspección a recursos de emergencia y áreas de trabajo; se realizó campaña de prevención de factores de riesgo biomecánico y desórdenes musculo esqueléticos; se realizó la entrega de dotación y EPP, y se continuaron las pausas activas. 

Se llevaron a cabo las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad los días 30 y 31 de marzo. Fueron auditados los 14 procesos de la entidad por dos auditores que conformaron el equipo auditor delegado por la empresa contratada para tal fin. Como resultado se encontraron 0 no conformidades, algunas oportunidades de mejora y fortalezas informadas en la reunión de cierre. A la espera del informe de auditoría previo a las mismas, se realizaron mesas de revisión y preparación pre auditoria con cuatro (4) procesos de la entidad. 

Se continúa la ejecución del plan de comunicaciones propio del MIPG y del SGC con información referente a las políticas del MIPG, políticas de relacionamiento y las píldoras de calidad.

Con las preguntas asignadas a cada líder de política MIPG y sus respectivas respuestas, fue realizado cargue inicial en la plataforma FURAG. Durante el cargue, fueron evidenciadas algunas mejoras que hacer al reporte, así como algunas inquietudes respecto al mismo. Se llevaron mesas de trabajo con cada líder en que se resolvieron las inquietudes y se ajustaron respuestas según análisis de cada caso. Estos ajustes fueron realizados directamente en la plataforma. Posterior al cierre, se compartió el formulario diligenciado en PDF y el certificado de cargue. Producto del ejercicio, se solicitó a los líderes actualizar planes de trabajo 2022, donde se identificaron debilidades u oportunidades de mejora. Por otro lado, como parte del ejercicio de estandarización del nuevo proceso estratégico de la entidad (relacionamiento con la ciudadanía - requisito MIPG y normatividad vigente) fue realizado el análisis de contexto y la identificación y valoración de riesgos, así como la definición de controles. El resultado del ejercicio fue actualizado con la caracterización del proceso y se dio inicio a la validación e inclusión de su información documentada.

4. Documentos de planeación realizados: en marzo, de acuerdo al monitoreo en medios, se evidenció un monto de $618,4MM freepress, producto de 122 notas. El 57 % de la información auditada corresponde a menciones en internet, siendo el medio en el que Artesanías de Colombia logra la mayor participación durante marzo. 

Radio se ubica en el segundo lugar del monitoreo con el 22 %. Los demás medios abarcan un porcentaje inferior al 15 %. En prensa se reportan 18 notas, teniendo como temas principales la convocatoria nacional 2022 de Artesanías de Colombia, la presentación de la Ley de Oficios Culturales y el Libro Oficios Artesanales del Paisaje Cultural Cafetero. En televisión, se identifican siete (7) notas de Artesanías de Colombia durante el tiempo monitoreado. Como parte de las actividades de los programas de E coeficiencia, se realizaron actividades como: sensibilización a través de correo electrónico llevada a cabo en la semana del 21 al 25 de marzo, donde se publicaron tres (3) banners alusivos a la importancia del recurso natural y cuidado del mismo. 

Se realizó el registro y la verificación trimestral del consumo de agua, el cual permite evidenciar una disminución del 43 % respecto al año anterior. Campaña de sensibilización a través de correo electrónico llevada a cabo en la semana del 7 al 11 de marzo, en donde se publicaron tres (3) banners alusivos al conocimiento energético de electrodomésticos, implementación de hábitos sencillos para reducir el consumo de energía y tips para mitigar el cambio climático. 

Se realizó el registro mensual de residuos convencionales no aprovechables en la sede principal de la entidad. Consolidación de la información y realización del registro de generador de residuos peligrosos en la plataforma del IDEAM. Participación de los empleados relacionados con el proceso de Compras Públicas Sostenibles, en la primera jornada de capacitación en compras públicas sostenibles organizada por el Ministerio de Medio Ambiente, dirigida a entidades públicas; se establecen clausulas ambientales para las invitaciones abiertas de los procesos de contratación de servicio, montajes stands, servicios, courier internacional y contrato de obra.

5. Servicios de información actualizados: en marzo se están llevando a cabo los procesos de soporte y mantenimiento a portales y sitios web institucionales, así como a los sistemas de información en general de la Entidad, tanto a nivel funcional como tecnológico. Se realizan los procesos de servicios requeridos para mantener en funcionamiento la plataforma de le estrategia #ArtesanoDigital, redes sociales y comunicaciones digitales institucionales en general. Se está realizando la actualización de publicaciones, contenidos, atención de servicios ofrecidos en línea y en tiempo real, a través del portal y sitios web institucionales, además de la administración de las redes sociales instituciones.

6. Servicios tecnológicos: en marzo se están llevando a cabo procesos de copia de seguridad local y en la nube, así como los servicios de hosting para portales y sitios web institucionales y el servicio de Internet de contingencia y alta disponibilidad. Se avanza en los procesos y servicios de soporte y manteamiento, tanto al parque TI, como a la Infraestructura TIC y demás herramientas del Data Center, así como a los equipos de aire acondicionado, UPS’s y la red eléctrica regulada. Se realizan actualizaciones al sistema de seguridad perimetral, en la medida que el fabricante libera estas actualizaciones; esto es de gran relevancia para garantizar la ciberseguridad en los continuos procesos de transformación digital y nube privada para el teletrabajo, además de otros procesos remotos.

Consulte el informe ejecutivo de avance de este proyecto.

Resultados, diciembre de 2021

1. Servicio de implementación sistema de gestión: en diciembre se realizó la inducción a los contratistas que ingresaron en este periodo. También se realizó la parametrización de la información de los funcionarios en el ERP, se actualizó el diccionario de competencias y se expidió el manual de funciones de la coordinación jurídica.

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en diciembre se realizaron las siguientes actividades:

* Ruta de la felicidad: informe de salario emocional; se realizó la aprobación de la modalidad de teletrabajo; se aprobó el procedimiento de gestión del cambio; se presentó el informe de adecuación de la sala de lactancia. 

* Código de Integridad: se socializó el código de integridad y los conflictos de interés a través de una actividad lúdica.

El avance y cumplimiento obtenido de las actividades programadas en el plan de Gestión Documental definido y formulado en la vigencia 2021 es de 100%; el avance obtenido del plan de Conservación Documental definido y formulado en la vigencia 2021 es de 100%; el avance obtenido en el cumplimiento de las actividades programadas para cumplir con el plan de Preservación definido y formulado en la vigencia 2021 es del 91%. Promedio Total: 97%

Se realizó reunión con BTW y se reportó en pruebas la nómina de octubre; se procedió a reportar la nómina de noviembre en el servidor de producción de la DIAN.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en diciembre se realizó la inducción a contratistas, se realizó simulacro de evacuación en las vitrinas de promoción y se realizaron los compromisos de los exámenes médicos.

Fue concluido el plan de trabajo de la política de fortalecimiento organizacional con un cumplimiento del 83%. Este plan buscó durante la vigencia, ejecutar actividades encaminadas a la mejora del modelo de operación. Entre las acciones se encuentran: Actualización del procedimiento de planificación y gestión de cambios en su versión dos, con el código PRI-FOP-013, de fecha 2 de diciembre de 2021, el cual se encuentra publicado en el sistema Isolución. Se ejecutó el plan de comunicaciones de MIPG y SGC y fueron realizadas las auditorías internas y de seguimiento por parte de ICONTEC. En cuanto al plan de gestión y administración de riesgos, este obtuvo un cumplimiento del 100%. Concluyó la actualización del mapa y su publicación.

En cuanto a la política de servicio al ciudadano, el plan logró el 100%, así como los planes de participación ciudadana y transparencia. En cuanto a la política de racionalización se logró el 84% de cumplimiento. En la vigencia se destaca la actualización de las partes interesadas, la definición de los mecanismos de relacionamiento y su frecuencia de actualización.

4. Documentos de planeación: en diciembre continúa el monitoreo a medios como parte de la estrategia de free press. Entre los resultados generales del mes, se reportan 192 notas, resaltando la participación en medios online con 84 notas equivalentes al 44% de la información monitoreada para Artesanías de Colombia; se destacan medios como Eltiempo.com, ElEspectador.com y Frezh.co; El tema principal fue Expoartesanías. En segundo lugar, se encuentran los medios impresos con el 23%. En prensa se reportaron 45 notas destacando medios como ADN y La República. Artesanías de Colombia presenta 32 reportes, destacando las emisiones realizadas en los medios nacionales Caracol Radio y Blu Radio. En diciembre se reportan 29 notas en televisión. Se destaca la participación en Caracol Televisión, Canal Uno y RCN Televisión. En revista se evidenciaron 2 notas en Semana y Carrusel. La valorización del mes fue por $1.766.214.672.

En la implementación del PIGA, Artesanías de Colombia cuenta con un 97% de implementación de sistemas de bajo consumo de agua en toda la entidad; cuenta con un 100% de implementación de fuentes lumínicas de la más alta eficacia y la implementación de requisitos normativos para la adecuada gestión de los residuos peligrosos (instalación de hojas de seguridad, registro de bitácoras, formatos de recepción y despacho de respel, embalado y etiquetado).

5. Servicios tecnológicos: en diciembre se llevaron a cabo procesos de mantenimientos preventivos y correctivo tanto al parque TI, como a la infraestructura corporativa y al data center en general. Con ello, además del óptimo funcionamiento, se logró alta disponibilidad en los servicios.

Se llevó a cabo y se culminó con éxito el proyecto de Infraestructura Hiper Convergente (HCI), logrando la migración total de las máquinas virtuales y toda la Infraestructura del modelo Convergente anterior a la nueva plataforma.

Se migró la totalidad de la infraestructura a la nueva plataforma HCI, con lo cual, además de la actualización de la plataforma, se logró avanzar y dar un paso muy grande en el proceso de trasformación digital y nubes de datos.

Se llevaron a cabo procesos para mantener el parque TI y la infraestructura corporativa en óptimas condiciones y alta disponibilidad, garantizando la operación de la Entidad todo el tiempo. Además de estos procesos, culminó con éxito el proyecto de Infraestructura Hiper Convergente (HCI), logrando la migración total de las máquinas virtuales y toda la infraestructura del modelo convergente anterior a la nueva plataforma. Con esto se logró dar un paso muy grande en el proceso de trasformación digital, además de la continuidad hacia los modelos de nubes privadas, públicas e hibridas.

6. Servicios de información actualizados: en diciembre se llevó a cabo la integración de PQR´s con el nuevo gestor documental. Se realizó mantenimiento y se llevaron a cabo las actualizaciones del portal y sitios web institucionales, solicitado por el SIART.

Se llevaron a cabo y con éxito todos los procesos de webinar de la estrategia #ArtesanoDigital programados para el año, lo cual aportó al proceso de trasformación digital emprendido por la Entidad.

Se llevaron a cabo todos los procesos de actualización de publicaciones, contenidos y se atendieron los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real, a través del portal y sitios web institucionales; además de la administración de las redes sociales instituciones.

Consulte el informe ejecutivo de avance de este proyecto.

Resultados, septiembre de 2021

1. Servicio de implementación sistema de gestión: en septiembre se llevaron a cabo las siguientes capacitaciones: temas contractuales, un diplomado en contratación estatal, temas financieros, cultura de mercado, capacitación virtual en lenguaje de señas.  

También se organizó la información para la evaluación de desempeño de los funcionarios de la Subgerencia de Desarrollo y Fortalecimiento del Sector Artesanal. En cuanto al levantamiento de cargas, se realizó la entrevista de cargas laborales a 79 trabajadores oficiales.    

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en septiembre se realizaron las siguientes actividades en el marco de los planes de la ruta de la felicidad y del código de integridad:

* Ruta de la felicidad: se continuó con la celebración de cumpleaños; Para la implementación de teletrabajo, se recibió el informe técnico por parte de la Oficina Asesora de Planeación e Información - TIC's; Se realizó la campaña de retorno saludable al trabajo presencial, enfocada al manejo del estrés y control de la ansiedad.  

* Código de Integridad: se realizó la socialización de conflictos de interés en la jornada de inducción a contratistas; Se realizó la campaña de reconocimiento de logros pasados y de recopilación de información relacionada con los procesos de innovación que se han desarrollado en la vigencia 2021; Se inició la campaña en contra de los malos hábitos laborales.  

* En septiembre se realizó capacitación de parametrización de la nómina electrónica y se inició el trámite del usuario con la DIAN.  

* A septiembre se cuenta con avance en diez actividades correspondientes al Plan de Gestión Documental, Plan de Conservación Documental y Plan de Preservación Digital. Se realizaron seguimientos y control de actividades para asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo; las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico; el control de temperatura, humedad y de condiciones técnicas se realizó dos veces al día del 01 al 30 de septiembre; se realizaron cambios de las cajas x200 para cumplir con el mantenimiento adecuado de las unidades de conservación.  Se realizó seguimiento a la generación de boletines diarios de tesorería. Se recibió respuesta del AGN sobre la quinta entrega de solicitud de convalidación de las TRD, radicado 2454 del 20 de septiembre, para agendar mesa de trabajo el 21 de septiembre. Como resultado de esta reunión (acta 10), se remitió el 22 de septiembre nuevamente las TRD con algunos ajustes, las cuales ya quedaron en su versión final para presentar al Comité Evaluador del AGN, el 28 de octubre de 2021. Respecto al plan de preservación digital se continua con el proceso de adquisición del correo electrónico certificado; se están analizando, aclarando y respondiendo las dudas presentadas por las empresas resultantes del estudio de mercado; se cuenta con el estudio de mercado para la digitalización necesaria para consulta; se realizó la actualización del módulo de archivo de SGD - SADE en el ambiente de pruebas para realizar la parametrización de las TRD y validar su correcto funcionamiento y así pasarlo a producción e iniciar la ejecución con las unidades documentales de la entidad y se actualizaron las hojas de control de las historias laborales y de los contratos.

A continuación, se presenta el avance de los planes en cuanto a los instrumentos archivísticos: Plan de gestión documental: 67 %; Plan de conservación documental: 79 %; Plan de preservación digital: 80 %. El porcentaje de cumplimiento de la implementación de los Instrumentos Archivísticos en AdeC a corte a septiembre 30, corresponde al 75 %.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en septiembre se realizó inducción a contratistas y se continuó con la pausas activas; Un integrante del COPASST culminó el curso de 50 horas del SGSST; Se atendió la evaluación del SGSST por parte del COPASS; Se actualizó la matriz legal del SGSST; Se actualizó la política del SGSS; Se realizaron piezas de comunicación sobre el cuidado mental, cuidado del sueño y salud física, en el marco del día de la salud; Se inició la campaña para la toma de los exámenes médicos; Se consolidó el informe de ausentismo del trimestre y se actualizó la matriz de riesgos y peligros. 

Se inició la fase de autoevaluación de riesgos como parte de la actualización del mapa de riesgos por procesos; ocho de 14 procesos ya concluyeron dicha fase y uno completó el ejercicio de manera integral. 

Se continuó la ejecución del plan de comunicación interno MIPG -SGC y para este mes fueron socializadas las piezas informativas sobre el SGC bajo ISO 9001 (Píldoras de Calidad), así como información sobre políticas institucionales del MIPG, servicio al ciudadano y lenguaje claro. Se avanza en la actualización de otra información documentada sobre los procesos de la entidad, acorde a las nuevas dinámicas institucionales y las solicitudes propias de cada proceso. Se están concretando las fechas de auditoria con el ente certificador para la auditoria de seguimiento. 

Teniendo en cuenta la actualización realizada al portafolio de servicios, fue contratada la ONG Red Verde, quien se encuentra realizando la traducción de este documento y de la carta de trato digno en 4 lenguas indígenas: Embera Chamí, Ikʉn - Arhuaco, Wayuunaiki y Kamsá ó Kamëntšá, de acuerdo a la priorización realizada con las áreas misionales basada en la caracterización actual de beneficiarios atendidos en las dos últimas vigencias. Esto, en el marco de la política de servicio al ciudadano. 

Se realizó la gestión logística para la participación en las ferias regionales de servicio en el marco de las tomas regionales que se encuentra realizando la Ministra de CIT, como parte de la estrategia de reactivación y las cuales en octubre serán en Bogotá y Bucaramanga.

4. Documentos de planeación: continúa el monitoreo de medios como parte de la estrategia de free press. Entre los resultados generales del mes están: 114 reportes correspondiente al monitoreo realizado a Artesanías de Colombia, teniendo como temas centrales Reactivartesano y el Tercer Mercado Artesanal del Claustro de Las Aguas. En medios online se registran 58 notas, destacando la participación en el portal web caracol.com.co. En prensa se obtienen 31 reportes y dentro de los temas relevantes se encuentra Reactivartesano, que se desarrolló principalmente en Cartagena, Barranquilla, Manizales y Bogotá. El medio de prensa con mayor cantidad de reportes fue EL Universal de la ciudad de Cartagena con 4 notas. Artesanías de Colombia presenta 12 notas en radio. Artesanías de Colombia presenta 13 notas en televisión. Se obtiene una valorización total de $1.183.963.323, destacando a televisión y prensa como los medios con el retorno más alto. 

En la implementación del PIGA se destacan entre otras, las siguientes actividades: asesoría y seguimiento al proveedor del mantenimiento eléctrico Soluelectricas, para la realización el trámite de registro de acopiador primario de aceites usados ante la SDA, el cual fue aprobado por la autoridad ambiental, dando cumplimiento a dicho requerimiento normativo. Entrega periódica de residuos aprovechables a la Asociación Ecoalianza Estratégica de Recicladores; registro mensual de residuos convencionales aprovechables, no aprovechables y peligrosos generados en la sede principal de la entidad.  

5. Servicios tecnológicos: se vienen actualizando las políticas en el sistema de seguridad perimetral (Firewall) y del antivirus de gran relevancia, para garantizar la ciberseguridad en tiempos de trabajo en casa, donde todos los procesos se llevan en la nube, en línea y en tiempo, mediante Internet y tecnologías VPN. 

Se están realizando los servicios de soporte y manteamiento, tanto al parque TI, como a la Infraestructura y servicios TIC, y demás herramientas del data center, así como a los portales y sitios web institucionales.

Se llevó a cabo el proceso de invitación abierta para la actualización y reposición del Parque TI y software para la informatización de los procesos de la Entidad. Se avanza en el proceso de invitación abierta para la renovación de infraestructura desde un enfoque convergente hacia un modelo de Hiperconvergencia (HCI).

6. Servicios de información actualizados: se migró el portal y demás sitios web institucionales al nuevo proveedor; se da continuidad a procesos de copias de seguridad local y en la nube. Se avanza en el servicio de soporte y mantenimiento al ERP, Gestión Documental y demás aplicativos y servicios TIC.

Se avanza en el proceso de invitación abierta para dar continuidad a los servicios de la estrategia #ArtesanoDigital, además de otras estrategias, comunicaciones y servicios digitales institucionales en general.  

Se continua con los procesos de actualización de publicaciones, contenidos, atención de servicios ofrecidos en línea y en tiempo real, a través del portal y sitios web institucionales; además de la administración de las redes sociales institucionales.    

Consulte el informe ejecutivo de avance de este proyecto.

Resultados, junio de 2021

1. Servicio de implementación sistema de gestión: en junio se realizó la inducción a los contratistas que ingresaron en este periodo; un funcionario culminó la capacitación en Servicio Integral al Ciudadano; en el marco de la semana ambiental se realizaron capacitaciones relacionadas con este tema; cuatro funcionarios culminaron la capacitación en "calificación del riesgo procesal y provisión contable"; 16 funcionarios realizaron la capacitación en "documento electrónico"; dos funcionarios terminaron la capacitación en "herramientas de gestiones para oficinas jurídicas"; y uno se capacitó en "metodología formulación de directrices en conciliación"; se inició la capacitación en el portafolio de servicios de la entidad y 15 funcionarios recibieron la capacitación en PQRSD.

Por otra parte, también se realizó la contratación para el levantamiento de cargas de los trabajadores oficiales. Este contrato iniciará en el mes de julio de 2021. Se envió correo nuevamente a los jefes de área, recordándoles la evaluación de desempeño de la vigencia 2020 y la concertación de los compromisos de la vigencia 2021.  

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en junio se realizaron las siguientes actividades, en el marco de los planes de la ruta de la felicidad y del código de integridad: 

* Ruta de la felicidad: se realizaron las siguientes actividades: celebración de los cumpleaños del segundo trimestre; inscripción de 4 funcionarios y 9 familiares a los cursos complementarios; jornada de pre pensionados; segunda jornada de cocina; se continuaron los reconocimientos por años de servicio y la actividad "tomémonos un cafecito".

* Código de Integridad: se realizó la socialización del valor de la honestidad, a través del juego de “¿quién quiere ser millonario?”; se realizó el informe de las declaraciones de bienes y rentas; se socializó el procedimiento para la identificación, declaración y gestión de conflictos de interés.

A Q2 se cuenta con avance en 12 actividades correspondientes al Plan de Gestión Documental, Plan de Conservación Documental y Plan de Preservación Digital.  Se realizaron seguimientos y control de actividades para asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo. Las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico. El control de temperatura y humedad y de condiciones técnicas se realizó dos veces al día. En cuanto al Plan de Preservación Digital, se adelantó la solicitud de las cotizaciones del correo certificado para la ventanilla única; la compra de las licencias del software de PDF/A; se está realizando el levantamiento de la información a digitalizar para estudio de mercado; se recibió el informe de los expedientes documentales electrónicos generados por el ERP y se actualizaron las hojas de control de los expedientes contractuales e historias laborales.  El porcentaje de cumplimiento de la implementación de los Instrumentos Archivísticos en Artesanías de Colombia con corte a junio 30 de 2021, corresponde a 50%.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en junio se realizó la inducción a contratistas, se continuó con las pausas activas y se realizaron las elecciones del comité de convivencia. Durante el mes de junio se llevó a cabo la auditoria al SGC. Fueron auditados 9 procesos de los 13 del modelo de operación vigente. Fue evidenciada una no conformidad y se documentarán algunas oportunidades de mejora. El informe aún se encuentra en proceso de elaboración. Se llevó a cabo inducción a contratistas que ingresaron en el mes de junio, con un enfoque basado en servicio bajo el slogan "me siento orgulloso, sirvo con pasión a los artesanos de nuestro país". Continuó la ejecución del plan de comunicación interno MIPG –SGC que, para este mes fueron socializadas: piezas informativas sobre el SGC bajo ISO 9001 (Píldoras de Calidad) relacionadas con posibles salidas no conformes y temas de mejoramiento continuo, así como información sobre políticas institucionales del MIPG, servicio al ciudadano y lenguaje claro. Se avanza en la actualización de información documentada de los procesos de la entidad acorde a las nuevas dinámicas institucionales. 

Se realiza despliegue de los resultados a través de mesas de trabajo por dimensión del MIPG con los responsables de política. Se concretan ajustes a los planes de acción por política. Así mismo se definen los temas de nivel estratégico a socializar en el Comité Institucional. Fue realizada una reunión con el asesor asignado por parte del DAFP para iniciar el ejercicio de rediseño institucional, el cual busca dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 17 de la ley 2052 de 2020, que busca establecer la dependencia de relacionamiento con el ciudadano en la estructura orgánica de la entidad. De manera paralela y teniendo en cuenta los lineamientos del DAFP, se ha iniciado la documentación del nuevo proceso de Relacionamiento con el ciudadano, en el mapa de procesos de la entidad. Como parte de las mejoras en servicio al ciudadano, empezó el proceso contractual del chat para la entidad, como otro canal de atención.

4. Documentos de planeación: continúa el monitoreo a medios como parte de la estrategia de free press. Entre los resultados generales del mes se encuentran: el reporte de 76 notas presentando un notorio incremento en comparación con el mes anterior monitoreado. El medio en el que se reportó la mayor cantidad de información es internet con el 57%, seguido por prensa con un 22%. En medios online se registran 43 notas destacando la participación en portales como eluniversal.com y diariolalibertad.com. Como resultado en prensa se obtienen 17 reportes.

Dentro de los temas relevantes se encuentra la convocatoria a la feria de Expoartesano La Memoria y Expoartesanías. Se presentaron 9 notas en radio, de las cuales 5 fueron a través de Caracol Radio. Así mismo presentó 7 notas en televisión de las que 2 fueron en Caracol TV 2 en canal UNO. Se obtuvo en el mes una valorización total de $462 millones, destacando a televisión y prensa como los medios con el retorno más alto. Por otro lado, se inició el ejercicio de redefinición de grupos de valor en mesa de trabajo con gestores de los procesos misionales. Se espera realizar segunda sesión en el mes de julio.

En la implementación del PIGA, durante junio, se destacan las siguientes actividades: Difusión de campaña de sensibilización dirigida al uso eficiente de la energía, llevada a cabo del 25 al 30 de junio, en donde se publicaron 3 banner alusivos al recurso: procedencia de la energía eléctrica, claves para optimizar la luz del exterior y hábitos sencillos para reducir tu factura de electricidad. Se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de energía eléctrica, el cual permite evidenciar una importante disminución del 1% con respecto al primer semestre de 2020, debido a que, desde mediados del mes de marzo de 2020 a causa de la emergencia sanitaria generada por el COVID19, las instalaciones de la entidad en su gran mayoría no están ocupadas y los funcionarios trabajan en la modalidad de trabajo en casa. En cuanto al programa de uso eficiente del papel, se logró la implementación del 100% de los componentes contemplados en el sistema de planificación de recursos empresariales ERP: Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, Puntos de venta (POS), Compras y Facturación, Contratación, Nómina, Inventarios y Activos Fijos. Se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de papel, el cual permite evidenciar una disminución en el primer semestre de 12,5%, con respecto al primer semestre del año anterior. Se documenta la política de uso eficiente de papel que contempla diferentes actividades orientadas a la disminución y racionalización del uso de papel conforme a la normatividad aplicable. 

En cuanto al Programa de Consumo Sostenible, se realizó la actualización y remisión de un total de 20 contratos priorizados, con criterios de sostenibilidad a la oficina de contratación para su socialización con los colaboradores de la entidad, a fin de que se incluyan las clausulas a los contratos establecidos: Transp. documentos y mercancías, hoteles, ferias, hardware, software, compra de papel, mantenimiento de tanques de almacenamiento de agua, control de plagas, mantenimiento vehicular y mantenimiento eléctrico, UPS y mantenimiento de aire acondicionado, POP, tablas de gestión documental, compra de minerales, contrato de ferretería, compra de muebles en madera, compra de cuero.

5. Servicios tecnológicos: se vienen actualizando las políticas en el sistema de seguridad perimetral (Firewall), y del antivirus de gran relevancia para garantizar la ciberseguridad en tiempos de trabajo en casa, donde todos los procesos se llevan en la nube, en línea y en tiempo, mediante Internet y tecnologías VPN. Se está realizando los servicios de soporte y manteamiento, tanto al parque TI, como a la Infraestructura y servicios TIC y demás herramientas del Data Center, así como a los portales y sitios web institucionales.

Se llevó a cabo proceso de invitación abierta para la actualización y reposición del Parque TI, y software para la informatización de los procesos de la Entidad. En proceso de renovación de la infraestructura desde un enfoque convergente hacia un modelo de Hiperconvergencia (HCI).

6. Servicios de información actualizados: se migró el portal y demás sitios web institucionales al nuevo proveedor; se da continuidad a procesos de copias de seguridad local y en la nube. Se está realizando el servicio de soporte y mantenimiento al ERP, Gestión Documental y demás aplicativos y servicios TIC. Se está en culminación del proceso de invitación abierta para dar continuidad a los servicios de la estrategia #ArtesanoDigital, además de otras estrategias, comunicaciones y servicios digitales institucionales en general. Se continua con los procesos de actualización de publicaciones, contenidos, atención de servicios ofrecidos en línea y en tiempo real, a través del portal y sitios web institucionales; además de la administración de las redes sociales instituciones

Consulte el informe ejecutivo de avance de este proyecto.

Resultados, marzo de 2021

1. Servicio de implementación sistema de gestión: en marzo se llevó a cabo la jornada de inducción, la capacitación en MECI con la participación de 15 funcionarios; un funcionario de la Oficina Asesora de Planeación e Información participó en la capacitación en MIPG; un funcionario del proceso de gestión legal participó en la capacitación sobre el Código de procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA y un funcionario participó en la capacitación sobre catálogo de clasificación presupuestal.

También se realizó la evaluación de los acuerdos de gestión de la vigencia 2020 y se inició el envío de la información a los jefes de área para la evaluación de desempeño de la vigencia 2020.

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en marzo se realizaron dos actividades en el marco de los planes de la ruta de la felicidad y del código de integridad:

- Ruta de la felicidad: se realizó un focus group, con el fin de identificar las necesidades de bienestar; se realizó la celebración del cumpleaños del primer trimestre; la celebración del día de la mujer y de San José; se envió el reconocimiento a los funcionarios que cumplieron años de servicio en marzo; se diseñó y se presentó para aprobación la estrategia de salario emocional por puntos en casa; se expidió la circular 348, relacionada con el salario emocional, el día de la familia y la entrega de salario emocional.

- Código de Integridad: se realizó la evaluación del procedimiento para la identificación, declaración y gestión de conflictos de interés por parte del proceso de gestión legal y de la subgerente administrativa y financiera. Se realizó la socialización de conflictos de interés en el marco de la inducción a contratistas. Se realizó la evaluación de la apropiación del código de integridad, contando con la participación de 72 funcionarios.

En cuanto al Sistema de Gestión Documental, se cuenta con avance en 6 actividades correspondientes al Plan de Gestión Documental, Plan de Conservación Documental y Plan de Preservación Digital. Se realizaron seguimientos y control de actividades para asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo. Las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico. El control de temperatura y humedad y de condiciones técnicas se realizó dos veces al día. Respecto al plan de preservación digital se realizó seguimiento al registro de la HOJA DE CONTROL en las Unidades Documentales.  El avance del plan de gestión documental en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M3 corresponde al 24,5%. El avance del plan de conservación documental en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M3 corresponde al 11,3%. El avance del Plan de preservación digital en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M3 corresponde al 0,5%. El porcentaje de cumplimiento de la implementación de los Instrumentos Archivísticos en Artesanías de Colombia a M3 corresponde al 12%.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en marzo se realizaron 7 actividades, la actualización de la matriz legal y del plan de emergencias. Se realizó el simulacro de evacuación con las áreas que se encuentran en formato presencial.

Se realizó la sensibilización en factores de riesgo biomecánico. Se realizaron las pausas activas. Se realizó el informe de morbilidad. Se realizó la sensibilización en el consumo de alcohol y tabaco. Se realizó la inducción al SGSST.

Se llevó a cabo la retroalimentación con los gestores de procesos que deberán hacer acciones y/o implementar estrategias durante el año, encaminadas a cerrar brechas evidenciadas en DOFA y encuestas, así como a las directrices recibidas por la alta dirección en las reuniones de validación de la planeación. Se hicieron los ajustes correspondientes en iniciativas y en metas. Posteriormente, fue realizado el cargue completo en Isolución y cargados en el portal web, las versiones finales de la planeación para consulta pública. Inicia implementación del plan de comunicación interno MIPG -SGC; en el marco del cual fueron socializadas piezas informativas sobre el SGC bajo ISO 9001 (Píldoras de Calidad), mejoramiento continuo y en general, políticas institucionales del MIPG. Se llevó a cabo inducción a contratistas nuevos del mes de marzo, con un enfoque basado en servicio bajo el slogan "Me siento orgulloso, sirvo con pasión a los artesanos de nuestro país". Como parte de la mejora se han generado actualizaciones a procedimientos y formatos propios de la información documentada de los procesos y fue realizado el informe de seguimiento de las acciones del SGC (Incluye Controles de riesgos, acciones correctivas y notas de mejora), notificando las prioridades de los procesos en cuanto al cumplimiento de tareas. Finalmente se inició el proceso de contratación de los servicios de auditorías internas y auditorias de seguimiento con Icontec.

Cada líder de política envió los formularios FURAG asignados completamente diligenciados. Las respuestas fueron validadas por el líder del MIPG en la entidad, y se llevaron a cabo mesas de trabajo con los responsables, retroalimentando sobre los reportes recibidos y complementando las respuestas y los soportes. Fue concluido el cargue el día 23 de marzo de 2021. Posterior a las mesas de trabajo, y con base en lo allí concluido, fue enviado listado de tareas pendientes a implementar, por cada política, para que cada responsable actualizara los planes de trabajo alineados al plan de acción institucional, a cargar en Isolución y cuyo primer seguimiento corresponde a Q1.  Se adelanta la reunión trimestral del comité institucional de gestión y desempeño el día 9 de marzo de 2021.

4. Documentos de planeación: en el rastreo realizado en marzo de 2021, se obtienen 161 de Artesanías de Colombia, presentando un incremento del 48% en relación con el mes anterior. El 57% de la información se concentra en medios online, destacándose el portal online de Semana.com con 6 reportes. Algunos de los medios nacionales con mayor cantidad de reportes para la empresa son Caracol radio con 6 notas, Portafolio con 4 y La W con 3.

En la ejecución del plan, para el mes de marzo se destacan entre otras, las siguientes actividades: se realizó campaña de sensibilización llevada a cabo en la semana del 20 al 23 de marzo, con motivo de la celebración del día del agua, publicada vía correo electrónico e intranet; 4 banners alusivos a la importancia del recurso natural y como propender por su cuidado y conservación; entrega de 295 Kg. de material reciclable en el primer trimestre de 2021 a la Asociación Eco alianza Estratégica de Recicladores; realización de los reportes anuales de generación de residuos peligrosos en la herramienta RUA RESPEL del Ideam. Actualización y remisión de cláusulas ambientales a incluir en el contrato de POP. Inclusión de obligación ambiental en la invitación abierta de interventoría de obra de inmuebles y en la invitación del servicio de vigilancia.

5. Servicios tecnológicos: se llevó a cabo la renovación del sistema de seguridad perimetral (Firewall), de gran relevancia para garantizar la ciberseguridad en tiempos de trabajo en casa, donde todos los procesos se llevan en la nube, en línea y en tiempo, mediante Internet y tecnologías VPN.

Se está en proceso de contratación de los servicios de soporte y mantenimiento, tanto al parque TI, como a la Infraestructura y servicios TIC y demás herramientas del Data Center, así como a los portales y sitios web institucionales.

Se tiene previsto los procesos de actualización y reposición del Parque TI de la Infraestructura TIC´S, actualizando los sistemas de virtualización en alta disponibilidad, correo electrónico, y del software requerido para la informatización de los procesos de la Entidad, entre otros.

6. Servicios de información actualizados: para marzo se está llevando a cabo los procesos de contratación, para la renovación de los servicios de hosting para los portales y sitios web institucionales y el servicio de copia de seguridad local y en la nube.

Se está en el proceso de contratación mediante de invitación abierta para dar continuidad a los servicios de la estrategia #ArtesanoDigital, además de otras estrategias, comunicaciones y servicios digitales institucionales en general.

Se llevó a cabo la contratación del recurso humano para la actualización de publicaciones, contenidos, atención de servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal y sitios web institucionales, además de la administración de las redes sociales instituciones.

Consulte el informe ejecutivo de avance sobre este proyecto.

Resultados, diciembre de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: en diciembre se culminó la capacitación en atención a población en condición de discapacidad, con la participación de 8 funcionarios. Así mismo se culminó la capacitación en lenguaje claro con la participación de 1 ciudadano y se realizó a inducción a los contratistas que iniciaron en este periodo. Avance diciembre: en el mes de octubre se enviaron los formatos de evaluación de desempeño de la Oficina de Control Interno. Igualmente, se recibió la evaluación de la Subgerencia de Promoción y Generación de Oportunidades Comerciales de la vigencia 2019. 

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en diciembre se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. Dentro de las actividades de la ruta de la felicidad, en este periodo, se realizó una actividad de celebración de fechas de especiales, novena de navidad y se dictó un curso de cocina de navidad. En el marco del plan de cultura organizacional, se continuó la estrategia de comunicación vía correo electrónico y la campaña de victorias pasadas, con el fin de reconocer los logros de la entidad. En el marco del Código de Integridad, se diligenció el test de adherencia al código de integridad y se obtuvieron los resultados de la encuesta aplicada en los diferentes encuentros regionales. El avance del plan de gestión documental en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M12 corresponde a 100%; el avance del plan de conservación documental en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M12 corresponde a 100%; El avance del Plan de preservación digital en cuanto al avance de los instrumentos archivísticos a M12 corresponde a 92%; el porcentaje de cumplimiento de la implementación de los Instrumentos Archivísticos en AdeC a diciembre 31 corresponde al 97,3%.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en diciembre se aplicó la batería de riesgo psicosocial y se obtuvieron los resultados. Se continuaron las acciones de auto cuidado. Se concluyó el acompañamiento de la elaboración, aprobación y cargue en isolucion de la actualización de información documentada, entre esta: documentación para la estandarización del market place AdC, el cual tuvo lanzamiento el día 24 de diciembre. Esto incluyó: el procedimiento de ventas online, la publicación de términos y condiciones y uso de cookies. Por otro lado, y producto del ejercicio de la vigencia, se actualizaron los procedimientos de gestión y administración del riesgo y el de formulación y seguimiento a la Planeación. Con esto se concluye el ejercicio de actualización de información documentada de los procesos. Se recibió el informe de la auditoría de seguimiento realizada al sistema de gestión junto con la aprobación del plan de acción propuesto para la no conformidad identificada. Se finalizó el despliegue de piezas informativas relacionadas con las comunicaciones internas del sistema de gestión de calidad publicando cuatro (4) piezas en este mes, alcanzado un total de (19) piezas publicadas durante la vigencia 2020.

Se concluyó el plan de trabajo para la implementación del MIPG, con un cumplimiento del 100%. Esto incluyó capacitaciones, mesas de trabajo, actualización de planes y elección del responsable de la política de gestión estadística, entre otros. El día 10 de diciembre se llevó a cabo el Comité Institucional, en el cual cada líder de política informó el estado de sus planes, sustentando las razones de los incumplimientos cuando los hubo y revisando las tareas que pasan rezagadas para 2021. Se publicó el mapa de riesgos actualizado y aprobado por los líderes de proceso, con un total de 43 riesgos, de los cuales 4 fueron corrupción. Fue consolidado el DOFA institucional y enviado a la alta dirección, como insumo para las metas institucionales de 2021 - 2022. Asimismo, la encuesta de participación de las mesas y de la actividad con los colaboradores: "Como vamos", fue tabulada y comunicada a la alta dirección para su uso como insumo de la planeación.

4. Documentos de planeación: en diciembre, se realizó el registro y verificación trimestral del consumo de agua, el cual permite evidenciar una disminución a M12 del 28% con respecto al año anterior, debido a que, desde mediados del mes de marzo a causa de la emergencia sanitaria generada por la COVID19, la gran mayoría de los funcionarios trabajan en la modalidad de trabajo en casa. Se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de energía eléctrica, el cual permite evidenciar una importante disminución a M12 del 25.4% con respecto al año anterior, debido a lo ya expuesto. Se desarrollaron contenidos y diagramación de los banners: “Evita usar desechables de un solo uso - Cuida el Planeta” y “Se creativo a la hora de envolver los regalos”, difundidos a través de correo electrónico a los empleados de la entidad. 

Se realizó entrega periódica de los residuos aprovechables generados en la entidad tanto en la sede Las Aguas como en la vitrina promocional Calle 86. En el último trimestre de 2020, se gestionaron 1317,3 kg con la asociación de recicladores. En todo el año fueron entregados un total de 3218,8 kg de residuos aprovechables. Se entrega un kilogramo de tapas a la Asociación Eco alianza Estratégica de Recicladores, quienes entregan a la Fundación María José Pequeños y Grandes Héroes que es una entidad sin ánimo de lucro, que trabaja en favor de la vida de los pacientes oncológico pediátricos.

5. Servicios tecnológicos: en diciembre se inició el proceso de invitación abierta para la renovación de esquema de virtualización existente, hacia un enfoque de una solución Hiperconvertente, que integre los componentes de computación (servidores), almacenamiento y conectividad (red) en un solo equipo o dispositivo. Se finalizó el año con modalidad de trabajo en casa. Este esquema se logró llevar con éxito dado la tecnología de seguridad perimetral y de Red Privada Virtual (VPN) que se tenían implementadas. Con ello se implementó una nube privada para informatizar los procesos de manera remota y virtual (casa de los funcionarios). Se realizó proceso de renovación y reposición del Parque TI, se llevó a cabo invitación abierta para la compra de portátiles, PC ́s y estaciones de trabajo; así como software que permite mejor desempeño en la automatización de los puestos de trabajo.

6. Servicios de información actualizados: en diciembre se puso en producción los nuevos sistemas ERP y Gestión Documental, esto permite continuar con la informatización de estos procesos de manera remota vía VPN, a través de la nube privada implementada. Se llevó a cabo soporte y mantenimiento a los portales y servicios TIC de la entidad. Se actualizó la infraestructura TIC para la continuidad con mejor desempeño de la estrategia #ArtesanoDigital, con lo que se realiza ilustración en línea para artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas en general, además de otros webinar de gran interés para el sector artesanal. Se continúa con procesos para actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal institucional y el manejo y administración de las diferentes redes sociales institucionales.

Consulte el informe ejecutivo de este proyecto.

Resultados, septiembre de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: en el mes de septiembre se presentó para aprobación la propuesta metodológica y los contenidos a trabajar en la reinducción. Esta se realizará el 21 de octubre. En este mes se realizó la capacitación Ekogui en el perfil financiero y en el perfil de pagos, para 1 funcionario de la coordinación financiera; se realizó la reinducción a los contratistas que ingresaron durante este mes. Bajo la estrategia de formador de formadores se desarrolló la capacitación en el proceso de adquisición de bienes y servicios, incluyendo los procedimientos por cada modalidad de selección, instructivos y formatos. Se culminó la capacitación de gestión del conocimiento para la innovación. Se realizaron capacitaciones en consumo sostenible, separación en la fuente y reciclaje, ecoconducción y mitigación sobre el cambio climático, en el marco de la semana ambiental. En el mes de agosto se enviaron los formatos para aplicar la evaluación de desempeño de la vigencia 2019 de la Subgerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia de Desarrollo y Fortalecimiento del Sector Artesanal, Subgerencia de Promoción y Generación de Oportunidades Comerciales y Oficina Asesora de Planeación e Información y la propuesta de los compromisos para el 2020. 

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: en el mes de septiembre se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. Dentro de las actividades de la ruta de la felicidad en este periodo, se iniciaron los cursos de extensión para los funcionarios y su núcleo familiar; se continuó con la celebración virtual de los cumpleaños; se realizó el concurso de la colombianidad y se continuó con la estrategia "Cafecito con Talento Humano. En el marco del plan de cultura organizacional, se continuó la estrategia de comunicación vía correo electrónico, enviando tips para un adecuado manejo emocional, prevención de factores de riesgo y actividades para compartir en familia durante el trabajo en casa. En el marco del Código de Integridad, se continuó la socialización de los comportamientos asociados a los valores; 32 funcionarios culminaron en el mes de septiembre el curso virtual de Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, impartida por el DAFP. En septiembre se realizaron seguimientos y control de actividades para asegurar condiciones técnicas de la seguridad ambiental del archivo. No se realizaron transferencias documentales al Archivo de Gestión ni al Central. Las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico. El control de temperatura y humedad y de condiciones técnicas se realizó dos veces al día. En este periodo se recibieron 17 nuevos boletines digitales correspondientes 01 de junio del año 2020 hasta el 30 de septiembre de 2020. Se radicó la solicitud de convalidación ante el AGN el 7 de septiembre. Se llevó a cabo el 14 de septiembre de 2020 una apertura de mesa de trabajo con el Archivo General de la Nación por medio de Microsoft Teams. Con respecto al Plan de Preservación Digital, se culminó la revisión y convalidación de la matriz de Activos de Información se presentó el 30 de septiembre al comité Institucional de Gestión y Desempeño. Se publicó en Isolucion la actualización de las Políticas de Seguridad y Privacidad de la información, que incluye el Anexo: Guía de clasificación y rotulado de información de la Entidad. Se realizó un diagnóstico sobre la digitalización de los documentos con los que se cuenta actualmente la Entidad teniendo presente cada una de las TRD. Se adelantó la revisión parametrización en el SGD de 158 subseries documentales en concordancia con las TRD que en este momento están siendo convalidadas por el AGN.

3. Documentos de lineamientos técnicos: en el mes de septiembre se realizó la inspección a los puestos de trabajo del personal de bodega, con el fin de verificar las condiciones de trabajo, el uso de los elementos de protección personal y el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad. En este periodo se realizó la asignación de los casilleros para el personal de bodega, las vitrinas de promoción y para los contratistas de aseo y vigilancia y la adquisición de los dispensadores de gel antibacterial para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad. Se suscribió la orden de servicios No. ADC-2020-310, para la aplicación de la batería de riesgo psicosocial y la auditoría al SGSST. Se continuó el seguimiento de las condiciones de los colaboradores bajo la estrategia "Cafecito con Talento Humano". Con corte a septiembre se presenta un avance del 58% en la ejecución del plan del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Como parte de la socialización de la información documentada del proceso de Gestión de Bienes y servicios, se llevó a cabo el "taller sobre contratación" en el que se dio a conocer las mejoras evidentes en el instructivo y procedimientos que toda la entidad debe empezar a implementar. Teniendo en cuenta el lanzamiento en ambiente de producción del Nuevo ERP de la entidad, el instructivo y procedimiento, antes de su lanzamiento, fueron ajustados con la inclusión de los puntos de control y demás actividades propias de la contratación que se realizarán en este sistema. Se encuentran en estado "revisión". Se realizó asesoría para la documentación del procedimiento de "Ventas Online”, del proceso de Articulación entre la oferta y la demanda, con la inclusión del documento de "términos y condiciones" y la política de protección de datos; todo esto como resultado de la estrategia de promoción y generación de oportunidades comerciales, en el marco de la contingencia. Fue publicada la política de Seguridad de la Información, y otros documentos soportes para operacionalizar las actualizaciones que se vienen haciendo producto de la política de Gobierno digital. Fue presentado ante el Comité Institucional, para aprobación la matriz de activos de información. Continúa la ejecución del plan de comunicación de temas pertinentes al SGC. Se realizó la programación de las auditorías internas y la de seguimiento de ICONTEC, para octubre y noviembre respectivamente. Se continuó el ejercicio de actualización de matriz de riesgos institucional (gestión, seguridad de la información y corrupción). Al corte se ha logrado que 10 de 13 procesos cuenten con el mapa de riesgos actualizado. Los tres restantes se encuentran en la fase de análisis de riesgos y evaluación de controles. Se está a la espera del resultado de los procesos pendientes, para proceder al cargue en Isolucion de esta información. En cuanto a avances en políticas del MIPG, fue realizado y presentado a Comité Institucional el resultado del autodiagnóstico de la política de gestión de la información estadística. Sobre estos resultados se ha presentado propuesta para concretar el equipo de trabajo que pueda implementar y mantener el Sistema Integrado de Información. A la espera de recursos para tal fin. Se participó en la capacitación del MURC (Manual único de Rendición de Cuentas) dada por el DAFP. Los principales temas allí relacionados fueron presentados ante el comité de gerencia, reunión en la cual se validaron las actividades que hacen parte de la estrategia de rendición de cuentas y se establecieron tareas concretas para logar el cumplimiento de las acciones pendientes por ejecutar.

4. Documentos de planeación: en el mes de septiembre continúa la implementación del PIGA. Se encuentra en estado "revisión" la política de Conflictos de intereses y su respectivo procedimiento. Se han obtenido porcentajes de avances en 28 de las 32 actividades formuladas; es decir, un avance del 74% y 100% de cumplimiento. Se destaca durante el mes, la instalación de 7 mitigadores o reductores de caudal en 7 grifos identificados sin dispositivo. Se realiza el registro y verificación trimestral del consumo de agua, el cual permite evidenciar una disminución a M9 del 29.6% con respecto al periodo del año anterior (noviembre 2019 - septiembre 2019). En cuanto al programa de uso eficiente de energía, se desarrollaron contenidos y diagramación del banner “¿Te has preguntado qué puedes hacer para mitigar el cambio climático?”, difundido a través de correo electrónico a los colaboradores de la entidad, en el marco de la semana ambiental. Se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de energía eléctrica, el cual permite evidenciar una importante disminución a M9 del 24.4%, con respecto al periodo anterior (enero 2019 – septiembre 2019). En cuanto al programa de uso eficiente del papel, durante el transcurso del año se han trabajado los siguientes procedimientos: Gestión Documental: Procedimiento Control de Préstamos y Devoluciones de Carpetas, Planilla control de préstamos y devoluciones, Base Digital Archivo. Se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de papel, el cual permite evidenciar una importante disminución a M9 del 83.3%, con respecto al periodo anterior (enero 2019 –septiembre 2019). En cuanto al programa de gestión integral y residuos se realizó el desarrollo de contenidos y diagramación del banner “Di NO al uso de pitillos plásticos”, difundido a través de correo electrónico, en el marco de la semana ambiental. Se llevó a cabo el establecimiento de una área para el almacenamiento temporal de residuos peligrosos y aprovechables en la sede Almacén de Venta Chico, con la implementación de los requisitos de registros de recepción y despacho, bitácoras de generación, señalización y equipo de incendios. En la sede Las Aguas se implementan los registros de recepción y despacho y embalado, etiquetado y rotulado de residuos peligrosos. Se realizó la capacitación en la temática de manejo interno de residuos no aprovechables, aprovechables y peligrosos, a los colaboradores de servicios generales de la Entidad, incluido el Almacén de Venta Chico, el día 30 de septiembre. Se continúa la entrega periódica de residuos aprovechables a la Asociación Eco Alianza Estratégica de Recicladores. En el marco del Programa de consumo sostenible, se realizó la Inclusión de cláusula ambiental en el contrato de suministro de consumibles de impresión y elementos de papelería. En el programa de implementación de prácticas sostenibles se destacan actividades como: la publicación de curso virtual de eco-conducción para una conducción más eficiente, económica y con responsabilidad ambiental en el marco de la semana ambiental; se realiza el registro y verificación del ahorro trimestral en el consumo de combustible, el cual permite evidenciar una disminución del 65%, con respecto al periodo anterior (enero 2019 – septiembre 2019). Registro mensual de residuos convencionales no aprovechables en la sede principal de la entidad y se realizó el registro mensual de residuos peligrosos generados en la sede principal de la entidad.

5. Servicios tecnológicos: se continuó con la renovación de los recursos y servicios TIC, necesarios para mantener vigencia en la economía digital y la globalización de mercados. Se está en proceso de reposición de la infraestructura de procesamiento y almacenamiento, por una solución integrada de Hiperconvergencia. Por la extensión de la emergencia sanitaria, los procesos de soporte se continúan llevando de manera remota. Se logró implementar y estabilizar los puestos de trabajo en casa, de tal manera que los funcionarios puedan llevar a cabo sus labores diarias de manera remota y virtual.

Se está en proceso de renovación y reposición del Parque TI, y de la Infraestructura TIC´S, para actualizar los sistemas de virtualización en alta disponibilidad en un foque de Hiperconvergencia, que permita integrar servidores, almacenamiento y red SAN en una sola caja o equipo.

6. Servicios de información actualizados: en el mes de septiembre, de manera remota se continúa con procesos pertinentes de soporte y mantenimiento al sistema ERP institucional actualmente en producción y al portal institucional publicado. En el portal institucional se implementó botón de pagos para realizar procesos de comercio electrónico. Se contrató recursos e infraestructura para la continuidad de la estrategia #ArtesanoDigital, con lo que se realiza ilustración en línea para artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas en general, además de otros webinar de bastante interés para el sector artesanal. Se continúa con procesos para actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal institucional y el manejo y administración de las diferentes redes sociales institucionales.

Consulte el informe ejecutivo de este proyecto.

Resultados, junio de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: se realizaron las siguientes capacitaciones: Servicio al cliente mediante la comunicación telefónica, Taller web seguridad, salud y COVID-19 y Segunda lengua. La herramienta para la evaluación de desempeño fue aprobada en el mes de junio, se organizó la información correspondiente a los compromisos, las competencias institucionales y específicas para evaluar la vigencia 2019. Esta herramienta incluye la concertación de los planes individuales de trabajo para la vigencia 2020.

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. En el marco de la ruta de la felicidad bajo la estrategia formador de formadores, se continuaron las clases virtuales de tejido y se promovieron actividades físicas para realizar en familia con niños de cero (0) a cinco (5) años. En el marco del plan de cultura organizacional, se diseñaron y enviaron boletines que tratan temas de bienestar en familia, para compartir y reflexionar durante el tiempo de aislamiento. En el marco del Código de Integridad, en la celebración del servidor público, se realizó un video donde se promovieron los valores como parte fundamental, para así poder decir "Servimos de Corazón”. También se continuó con las actividades establecidas en el Plan de Gestión Documental y Plan de Conservación Documental, tendientes a asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño revisó y aprobó las veintidós tablas de retención documental de los diferentes procesos que conforman el sistema de gestión. Está pendiente el envío de las mismas al AGN para su convalidación. Fue aprobado el Plan Institucional de Emergencias y Atención de Desastres, para los archivos y la política de gestión documental, que incluye como actualización, la modificación de los cargos de los funcionarios que deben adelantar las diferentes actividades de gestión documental. Para este período, la entidad continúa con funciones en la modalidad de teletrabajo y por tal razón, las actividades de transferencias y almacenamiento no se pudieron realizar. 

Las actividades de control de préstamos se realizaron por correo electrónico, teniendo en cuenta la Circular Externa 001 del 31 de marzo del 2020 del AGN, relacionada con los lineamientos para administración de expedientes y comunicaciones oficiales en torno al Covid-19; los documentos solicitados se enviaron en formato PDF. El control de temperatura, humedad y de condiciones técnicas se continúa realizando dos (2) veces al día. La digitalización de boletines no se realizó porque son creados en digital.

3. Documentos de lineamientos técnicos: se continuaron las pausas activas virtuales, se realizó el contrato para la adquisición de elementos de bioseguridad y de protección personal, además, se efectuó capacitación en cargas y el mantenimiento y uso de elementos de protección. Así mismo, se llevaron a cabo los protocolos para la apertura de las vitrinas promocionales y retorno paulatino al trabajo presencial, revisado por la dirección, validando los diferentes componentes del SGC. Dentro de los principales temas y teniendo en cuenta la contingencia por COVID, se efectúa análisis de metas de la planeación y se solicitan ajustes, es así, que fueron realizadas mesas de trabajo con cada área para poder establecer los ajustes del plan de acción y estratégico correspondiente. Se está realizando la consolidación de la nueva versión de la planeación, para aprobación y ajustes correspondientes en Isolucion. Se continua la revisión de la información documentada del SGC, durante el mes fue aprobada la información del proceso de GBS (Gestión de adquisición de bienes y servicios), que será presentado a la alta dirección para aprobación final e iniciar despliegue. Así mismo, se actualizó la información documentada alineada al SGSST, para su aprobación. Como parte de la implementación del ERP, se dio inicio a mesas de trabajo por procesos para validar la información documentada que debe ser ajustada, con el fin de estandarizar el funcionamiento de esta herramienta. Se diseñaron flujogramas para todos los procedimientos que se encuentran vigentes, esto incluye 3 procesos en su totalidad (FOP, DEP, PSS). Se continúa ejecutando el plan de comunicación del SGC, con la estrategia píldoras de calidad, enfocado en los diferentes conceptos normativos alineados a la dinámica institucional. Con base en los resultados de FURAG y las recomendaciones realizadas por el DAFP, se llevaron a cabo mesas de trabajo con los equipos de cada política y se establecieron las acciones a incluir en los respectivos planes de acción vigentes y cuáles acciones harán parte de las próximas vigencias. Se realizó el segundo Comité Institucional de Gestión y Desempeño del año, con la participación de todos los líderes de políticas del MIPG. Se realizó la presentación oficial de los resultados del FURAG y cada líder, según el resultado de las mesas de trabajo, expuso los cambios a realizar a sus planes y los sometió a aprobación por parte del comité. Los planes aprobados serán cargados en su siguiente versión en Isolucion, con su respectivo seguimiento a Q2, alineado a la planeación institucional. En el marco del Comité se presentó el resultado de la validación de los controles de riesgos realizada por cada proceso y se sometió a aprobación solicitudes correspondientes. Como parte del plan de comunicación enmarcado en el plan de trabajo de implementación del MIPG se realizó sensibilización sobre la importancia de ser servidor público y se realizó homenaje a los servidores públicos en su día. Se dio inicio a la publicación de tips sobre los ajustes del Manual Operativo del MIPG. Se continúa fortaleciendo el uso de los canales de atención virtual, así como las estrategias de comunicación organizacional a artesanos y otros grupos de valor, velando por garantizar la continuidad de la atención del portafolio y de otras acciones enfocadas a prestar ayuda y soporte a los artesanos, en el marco de la pandemia. Referente a esto, se ha logrado un monto total de $867 millones por free press, de acuerdo al último reporte generado por la empresa de monitoreo.

4. Documentos de planeación: se incluyeron dos actividades más al PIGA 2020, por recomendación de la SDA para subsanar observaciones hechas durante la visita de control y seguimiento al PIGA y cumplimiento normativo. Se continuó la campaña de sensibilización sobre disposición de residuos y uso eficiente de los recursos en casa, a través de comunicados internos. La Subdirección de Políticas y Planes Ambientales de la Secretaría Distrital, retroalimentó los informes de Planificación y Plan de Acción 2020, solicitando precisar algunas de las actividades formuladas y requiriendo incluir dos actividades para resarcir las observaciones realizadas durante la visita de control y seguimiento al PIGA y cumplimiento normativo, El Plan de Acción y el Informe de Planificación son ajustados y cargados en la plataforma Storm. En total, el Plan de Acción queda compuesto por 32 actividades y seis (6) programas de ecoeficiencia.

5. Servicios tecnológicos: se continuó con la renovación de la mayoría de los principales recursos y servicios TIC, necesarios para mantener vigencia en la economía digital, y la globalización de mercados. Se incrementó la capacidad del almacenamiento del correo electrónico (DRIVE) a ilimitado. Los usuarios tienen almacenamiento ilimitado en la nube, con acceso desde cualquier lugar. Por la extensión de la emergencia sanitaria, los procesos de soporte se continúan llevando de manera remota. Se logró implementar y estabilizar los puestos de trabajo en casa, de tal manera, que los funcionarios puedan llevar a cabo sus labores diarias de manera remota y virtual. Se tienen previstos los procesos de actualización y reposición del Parque TI; de la Infraestructura TIC ́S, actualizando los sistemas de virtualización en alta disponibilidad, y el software requerido para la informatización de los procesos de la Entidad, entre otros.

6. Servicios de información actualizados: se están llevando a cabo los procesos pertinentes de soporte y mantenimiento al sistema ERP institucional, actualmente en producción y al portal institucional publicado; además de realizar los procesos de afinamiento y ajuste al nuevo sitio web de la empresa. Se continúa con procesos de actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real, a través del portal institucional, el manejo y administración de las diferentes redes sociales institucionales, con mayor énfasis en este periodo de confinamiento, en que se han implementado ventas por medios digitales. Se está trabajando en la renovación de los recursos e infraestructura para la continuidad de la estrategia #ArtesanoDigital, con lo que se realiza ilustración en línea para artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas en general además de otros webinar para el sector artesanal.

Consulte el informe ejecutivo de este proyecto.

Resultados, marzo de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: se dio inicio al curso de segunda lengua que inicialmente se desarrolló de forma presencial, sin embargo, teniendo en cuenta la emergencia sanitaria presentada por el COVID 19, el curso se está desarrollando de forma virtual, a través de la aplicación de Google Classroom. De acuerdo con el mapa de contribuciones individuales de la vigencia 2019, se realizará la evaluación de desempeño para los trabajadores oficiales, incluyendo la valoración de las competencias institucionales y específicas. Se presentó para aprobación de la Subgerente Administrativa y Financiera, el Plan de Gestión de Desempeño en el marco de la Ruta de la Calidad, para iniciar su implementación en abril. Finalmente, se realizó el seguimiento a los acuerdos de gestión de los gerentes públicos, vigencia 2019.

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. En el marco de la ruta de la felicidad se conmemoraron fechas especiales (cumpleaños), día de la mujer y día del hombre. A través de la circular 87 del 9 de marzo de 2020, denominada "seguimos construyendo un mejor lugar para trabajar" se autorizó el disfrute del día de la familia durante el primer semestre y un día libre por cumpleaños. A la fecha, ningún funcionario ha disfrutado del día de la familia y 10 han accedido al día libre por cumpleaños. En este mes se adelantaron las gestiones para el desarrollo de la Feria Saludable y el curso de tejido en dos agujas, sin embargo, teniendo en cuenta la emergencia sanitaria presentada por el COVID 19, estas actividades fueron aplazadas. Se inició la formulación y diseño del programa por puntos de salario emocional, el cual se encuentra pendiente de aprobación, de acuerdo al plan de cultura organizacional. En el marco del Código de Integridad, se recordó el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Ley 2013 de 2019. Con corte a 31 de marzo, 52 funcionarios realizaron la publicación de la declaración de renta y conflicto de interés. Igualmente, se adelantaron las gestiones frente al proveedor del servicio del IP Centrex, para habilitar la línea de denuncias anónimas. En cuanto al Sistema de Gestión Documental, se cuenta con avance en cinco actividades, incluyendo el Plan de Conservación Documental, tendiente a asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo para la conservación de los documentos. Así mismo, el desarrollo de actividades tales como transferencias, almacenamiento, control de préstamos, control de humedad y digitalización de boletines, facilitando así la custodia y consulta de los documentos que produce la empresa en cumplimiento de las funciones.

3. Documentos de lineamientos técnicos: teniendo en cuenta el lineamiento normativo, se formularon 16 planes aplicables a la entidad, que se alinean con la planeación institucional. Se realizó el comité institucional de gestión y desempeño, donde se trataron temas como: cierre de la planeación 2019; planeación 2020; planes institucionales con resultados y avances en la formulación; planes y avances de los SGSST (presenta avance de este plan del 12%), del PIGA y del SGC. Se realizó el diligenciamiento del FURAG, por cada responsable de política, y la validación integral desde la oficina de Planeación, como líder de la implementación del MIPG. Además, se efectuaron mesas de trabajo y validación con los responsables.

4. Documentos de planeación: se realizó inspección a los recursos de emergencia y a las áreas de trabajo, por esta razón, se actualizó el inventario de extintores, teniendo en cuenta su estado y fecha de vencimiento. Se llevó a cabo la divulgación del plan de emergencia y del video de manejo de emergencias a los miembros de la brigada y del COPASST. Se realizó el informe de morbilidad, identificando la principal causa de ausentismo por incapacidades médicas. Se dispuso ante la Junta Directiva y Asamblea de Accionistas, el código de Buen Gobierno, trabajado con la empresa Compartamos. Así mismo, se entregó el reglamento de la Junta directiva. Se están realizando los ajustes conforme la retroalimentación realizada en ambos espacios. Una vez ajustado, se pasará a aprobación e iniciaría el proceso de socialización.

5. Servicios tecnológicos: se continúa con los procesos de contratación para la renovación y ampliación de los servicios más esenciales en la nueva era del conocimiento y de la economía digital, además de firmas digitales, Internet de contingencia, copia de seguridad local y en la nube y hosting para los sitios web. Se llevó a cabo la contratación del servicio de correo electrónico institucional. Se están realizando procesos de soporte y mantenimiento del Parque TI, Data Center e Infraestructura TIC en general, además de tecnologías adyacentes, en especial UPS’s y Equipo de Aire Acondicionado, que en general, garanticen el buen funcionamiento de toda la Infraestructura Tecnológica para la informatización de los procesos de la empresa. Así mismo, se tienen previsto procesos de actualización y reposición del Parque TI; de la Infraestructura TIC ́S; y del software requerido para la informatización de los procesos de la empresa.

6. Servicios de información actualizados: se están llevando procesos de soporte y mantenimiento al sistema ERP institucional actualmente en producción, así mismo, se están realizando estos procesos de mantenimiento y actualización a los portales institucionales, junto con los servicios y herramientas web institucionales. Se están realizando procesos para la actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real, a través del portal institucional, el manejo y administración de las redes sociales de la empresa, muy esenciales en esta sociedad del conocimiento y de la era y economía digital. Así mismo, se tiene previsto llevar a cabo procesos de contratación de los recursos e infraestructura para la continuidad de la estrategia #ArtesanoDigital, procesos de instrucción a los artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas y, de las Nuevas Tecnologías (TIC) en general.

Consulte el informe ejecutivo de este proyecto.

Resultado, diciembre 2019

Se realizó una (1) sesión de Liderazgo, en el que participaron los miembros del equipo directivo y dos (2) sesiones de Generación de Confianza para los equipos de trabajo. Se llevó a cabo la Fase I y la Fase II perímetro en la adopción protocolo IPV6, de igual manera se está se sigue avanzó en el desarrollo e implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI), todo ello acorde al marco de referencia definido en la política de Gobierno y Seguridad Digital. Se continua con el uso de tecnologías Webinar con la estrategia (#ArtesanoDigital). Es de resaltar que #ArtesanoDigital fue reconocida como la mejor iniciativa de transformación digital de América Latina en los Séptimos Premios #LatamDigital 2019, en la categoría “Mejor País en Procesos de Transformación Digital".

Consulte el informe de avance de este proyecto

Resultado, septiembre 2019

Se realizó la charla sobre derechos humanos. Se presenta un avance del 30% en el desarrollo del curso virtual de lenguaje claro, dando inicio a un segundo grupo para capacitarse en atención en discapacidad visual. Se finalizó el levantamiento diagnóstico de cultura actual incluyendo el grupo directivo, obteniendo una participación del 94%. Se realizó una caminata ambiental en el sendero del agua con 48 personas entre funcionarios y familiares. Se dio inicio a un nuevo ciclo de cursos de extensión para los funcionarios y sus familias, con una participación de 24 personas entre funcionarios y familiares. De acuerdo con los resultados de la prueba piloto de teletrabajo, el equipo líder de la implementación aprobó el informe final de este piloto y se presentó a la Gerencia General.  

Con relación al plan de austeridad, se instalaron los sensores de movimiento en los baños de la empresa. Continúa el contrato de monitoreo de medios encaminado a validar el cumplimiento de las metas free press, que hacen parte de la planeación estratégica, con el fin de garantizar una mayor visibilización de la empresa y del sector artesanal en los diferentes medios de comunicación.

Consulte el informe de avance de este proyecto.

Resultado, junio 2019

Se estableció la línea base de competencias, a partir de la cual, se definirá la medición de desempeño y los planes de desarrollo. Se realizaron reuniones con la empresa que llevará a cabo la evaluación de desempeño, con el fin de establecer los parámetros para la formulación de los KPI, de acuerdo con la Planeación Estratégica y el Plan de Acción para el año 2019. La evaluación de desempeño de la vigencia 2018 se finalizó en el mes de junio. A partir de este momento, se da inicio a la construcción del mapa de contribuciones individuales. Se adelantó la contratación de la empresa para levantar el diagnóstico de la cultura organizacional y se elaboró el plan de trabajo, se proyecta iniciar la aplicación de la encuesta en el mes de julio de 2019. En este mismo mes, se llevó a cabo la contratación de la empresa para la medición del índice de ambiente laboral; se proyecta efectuar la medición en septiembre.

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Resultado, marzo 2019

El 88% de los trabajadores oficiales realizaron el seguimiento de los objetivos establecidos en el Plan Individual de Trabajo definidos para la vigencia 2018; de estos, 14 personas ya cuentan con sus seguimientos aprobados, cinco deben ajustar sus seguimientos y 53 están pendientes de evaluación por parte del jefe inmediato; en el mes de abril se culminará la evaluación de los objetivos y se aplicará la evaluación de competencias y con esto, termina la evaluación de desempeño para la vigencia 2018. Se definieron las actividades a desarrollar en el marco del contrato realizado con el fin de ejecutar el Programa de Transformación Cultural de Artesanías de Colombia, abarcando temas como la celebración de fechas especiales, entrega de salario emocional, celebración del día de la familia, actividades deportivas, entre otros. Igualmente, en el mes de marzo se inició la migración de la información del modelo de operación en la nueva versión de la plataforma ISOLUCIÓN, logrando armonizar su uso, con los usuarios de los equipos asignados a los funcionarios de la empresa. Así mismo, se presenta avance en los planes que integran la Política de Gestión Documental, de conformidad con los lineamientos establecidos en el MIPG.

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