Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno

Por Oficina de Planeación - Sistema de Información para la Artesanía - Siart.

Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno
Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno - Imagen: Artesanías de Colombia

CÓDIGO BPIN: 2018011000370

Nombre completo: Fortalecimiento de la gestión institucional y buen gobierno de Artesanías de Colombia nacional. 
Vigencia: 2019 - 2022

Descripción:

Con esta alternativa se pretende fortalecer la gestión institucional y buen gobierno de Artesanías de Colombia en función de responder en mayor grado a las necesidades y expectativas de sus diferentes grupos de interés, a partir del mejoramiento de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional entre las que sobre salen trasparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, servicio al ciudadano, participación ciudadana en la gestión pública, racionalización de trámites, gestión documental, Gobierno Digital, Seguridad Digital y Gestión del Conocimiento e innovación.

Objetivo:

Ampliar las capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.

Problema:

Limitadas capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.

Actividades:

- Implementar el Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
- Mantener el modelo integrado de planeación y gestión.
- Planear, ejecutar, verificar y controlar el modelo de operación por procesos de la entidad.
- Implementar iniciativas encaminadas a contribuir al desarrollo sostenible de la actividad artesanal. 
- Implementar practicas en materia de gobierno corporativo. 
- Ejecutar programa de transformación cultural. 
- Implementar nuevo modelo de operación.
- Desarrollar programa de gestión de desempeño. 
- Implementar mapa de contribuciones individuales. 
- Actualizar las publicaciones, servicios y contenidos del portal ofrecidos en la web; además de mantener y actualizar la estrategia de redes sociales de Artesanías de Colombia. 
- Actualizar, mantener y/o implementar sistemas de información, sitios y aplicativos de la entidad. 
- Realizar capacitaciones a artesanos en la adopción, apropiación y uso de herramientas y servicios de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y del Sistema de Información para la Artesanía (SIART). 
- Actualizar y reponer las tecnologías de información y comunicaciones de la entidad. 
- Implementar, actualizar y/o renovar, servicios y herramientas TIC.
- Realizar procesos de soporte, mantenimiento, reparación y atención tanto al parque de Tecnologías de la Información (TI), como a la Infraestructura y servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), y demás tecnologías y herramientas que conforman el Data Center de la Entidad.

Resultados, marzo de 2020

1. Servicio de implementación sistema de gestión: durante marzo se dio inicio al curso de segunda lengua, el cual inicialmente se desarrolló de forma presencial; sin embargo, teniendo en cuenta la emergencia sanitaria presentada por el COVID 19, el curso se está desarrollando de forma virtual, a través de la aplicación de Google: Classroom. Teniendo en cuenta el mapa de contribuciones individuales levantado en la vigencia 2019, se realizará la evaluación de desempeño para los trabajadores oficiales, incluyendo la valoración de las competencias institucionales y específicas. Se presentó para aprobación de la Subgerente Administrativa y Financiera, el plan de Gestión de Desempeño en el marco de la Ruta de la Calidad, para iniciar su implementación en abril. Finalmente, se realizó el seguimiento a los acuerdos de gestión de los gerentes públicos, vigencia 2019.

2. Servicio de educación informal para la gestión administrativa: En marzo se continuó la ejecución de los planes de la Ruta de la Felicidad, de Cultura Organizacional y de integridad. En el marco de la ruta de la felicidad se conmemoraron las fechas especiales (cumpleaños), día de la mujer y día del hombre; a través de la circular 87 del 9 de marzo de 2020, denominada "seguimos construyendo un mejor lugar para trabajar" se autorizó el disfrute del día de la familia durante el primer semestre y un día libre por cumpleaños, a la fecha ningún funcionario ha disfrutado del día de la familia y 10 han accedido al día libre por cumpleaños. En este mes se adelantaron las gestiones para el desarrollo de la feria saludable y del curso de tejido en dos agujas, sin embargo, teniendo en cuenta la emergencia sanitaria presentada por el COVID 19, estas actividades fueron aplazadas. Se inició la formulación y diseño del programa por puntos de salario emocional, el cual se encuentra pendiente de aprobación, de acuerdo al plan de cultura organizacional. En el marco del Código de Integridad, se recordó el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Ley 2013 de 2019; con corte a 31 de marzo, 52 funcionarios realizaron la publicación de la declaración de renta y conflicto de interés. Igualmente, se adelantaron las gestiones frente al proveedor del servicio del IP Centrex, para habilitar la línea de denuncias anónimas. En cuanto al Sistema de Gestión Documental, se cuenta con avance en cinco actividades, incluyendo el Plan de conservación documental; tendientes a asegurar condiciones técnicas de seguridad y ambientales del área del archivo para la conservación de los documentos. Así mismo, el desarrollo de actividades tales como transferencias, almacenamiento, control de préstamos, control de humedad y digitalización de boletines, facilitando así la custodia y consulta de los documentos que produce la entidad en cumplimiento de las funciones.

3. Documentos de lineamientos técnicos: teniendo en cuenta el lineamiento normativo, se formularon los 16 planes aplicables a la entidad, los cuales se alinean con la planeación institucional. Se realizó el comité institucional de gestión y desempeño, en el cual se trataron temas como: cierre de la planeación 2019; planeación 2020; planes institucionales con resultados y avances en la formulación; planes y avances de los SGSST (presenta avance de este plan del 12%), del PIGA y del SGC. Se realizó el diligenciamiento del FURAG, por cada responsable de política, y la validación integral desde la oficina de Planeación, como líder de la implementación del MIPG. Se realizaron mesas de trabajo y validación con los responsables.

4. Documentos de planeación: durante marzo, se realizó la inspección a los recursos de emergencia y a las áreas de trabajo. Como producto de estas inspecciones se actualizó el inventario de extintores, teniendo en cuenta su estado y su fecha de vencimiento. Se realizó la divulgación del plan de emergencia y del video de manejo de emergencias a los miembros de la brigada y del COPASST. Se realizó el informe de morbilidad, identificando la principal causa de ausentismo por incapacidades médicas. Se presentó ante la Junta Directiva y Asamblea de Accionistas, el código de Buen Gobierno, trabajado con la empresa Compartamos. Así mismo, se presentó el reglamento de la Junta directiva. Se están realizando los ajustes conforme la retroalimentación realizada en ambos espacios. Una vez ajustado se pasará a aprobación e iniciaría el proceso de socialización, meta de la vigencia.

5. Servicios tecnológicos: se continúa con los procesos de contratación para la renovación y ampliación de los servicios más esenciales en la nueva era del conocimiento y de la economía digital, además de firmas digitales, Internet de contingencia, copia de seguridad local y en la nube y hosting para los sitios web. Se llevó la contratación del servicio de correo electrónico institucional. Se está llevando a cabo procesos de soporte y mantenimientos del parque TI, Data Center e Infraestructura TIC en general, además de tecnologías adyacentes en especial UPS’s y Equipo de Aire Acondicionado, que en general garanticen el buen funcionamiento de toda la Infraestructura Tecnológica para la informatización de los procesos de la Entidad. Así mismo, se tiene previsto procesos de actualización y reposición del Parque TI; de la Infraestructura TIC ́S; y del software requerido para la informatización de los procesos de la Entidad.

6. Servicios de información actualizados: se está llevando procesos de soporte y mantenimiento al sistema ERP institucional actualmente en producción, así mismo, se están realizando estos procesos de mantenimiento y actualización a los portales institucionales y a los servicios y herramientas web institucionales Se están realizando procesos para la actualización de publicaciones, atención de los servicios ofrecidos en línea y en tiempo real a través del portal institucional, y el manejo y administración de las redes sociales de la Entidad, muy esenciales en esta sociedad del conocimiento y de la era y economía digital. Así mismo Se tiene previsto llevar a cabo procesos de contratación de los recursos e infraestructura para la continuidad de la estrategia #ArtesanoDigital, y procesos de instrucción a los artesanos en el uso del SIART, Internet y sus herramientas, y de las Nuevas Tecnologías (TIC) en general.

Consulte el informe ejecutivo de este proyecto.

Resultado, diciembre 2019

En el mes de diciembre se realizó una (1) sesión de Liderazgo, en el que participaron los miembros del equipo directivo y 2 sesiones de Generación de Confianza para los equipos de trabajo. Se llevó a cabo la Fase I y la Fase II perímetro en la adopción protocolo IPV6, de igual manera se está se sigue avanzó en el desarrollo e implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI), todo ello acorde al marco de referencia definido en la política de Gobierno y Seguridad Digital. Se continua con el uso de tecnologías Webinar con la estrategia (#ArtesanoDigital). Es de resaltar que #ArtesanoDigital fue reconocida como la mejor iniciativa de transformación digital de América Latina en los Séptimos Premios #LatamDigital 2019, en la categoría” Mejor País en Procesos de Transformación Digital".

Consulte el informe de avance de este proyecto

Resultado, septiembre 2019

En el mes de septiembre de 2019 se realizó la charla sobre derechos humanos; se presenta un avance del 30% en el desarrollo del curso virtual de lenguaje claro; y se dio inicio a un segundo grupo para capacitarse en atención en discapacidad visual. Se finalizó el levantamiento diagnóstico de cultura actual incluyendo el grupo directivo, obteniendo una participación del 94%. Se realizó una caminata ambiental en el senderodel agua, con una participación de 48 personas entre funcionarios y familiares.Se dio inicio a un nuevo ciclo de cursos de extensión para los funcionarios y sus familias, con una participación de 24 personas entre funcionarios y familiares.De acuerdo con los resultados de la prueba piloto de teletrabajo, el equipo líder de la implementación aprobó el informe final de este piloto y se presentó a la Gerencia General.  En relación al plan de austeridad, en el mes de septiembre se instalaron los sensores de movimiento en los baños de la entidad.Continua el contrato de monitoreo de medios encaminado a validar el cumplimiento de las metas free press, que hacen parte de la planeación estratégica, con el fin de garantizar una mayor visibilizarían de la entidad y del sector artesanal en los diferentes medios de comunicación.

Consulte el informe de avance de este proyecto.

Resultado, junio 2019

Se estableció la línea base de competencias, a partir de la cual se definirá la medición de desempeño y los planes de desarrollo. Se realizaron reuniones con la empresa que llevará a cabo la evaluación de desempeño, con el fin de establecer los parámetros para la formulación de los KPI, de acuerdo con la planeación estratégica y el plan de acción para el año 2019. La evaluación de desempeño de la vigencia 2018 se terminó de realizar en el mes de junio. A partir de este momento se da inicio a la construcción del mapa de contribuciones individuales. Se adelantó la contratación de la empresa para levantar el diagnóstico de la cultura organizacional y se elaboró el plan de trabajo; se proyecta iniciar la aplicación de la encuesta en el mes de julio de 2019. En este mismo mes se llevó a cabo la contratación de la empresa para llevar a cabo la medición del índice de ambiente laboral; se proyecta efectuar la medición en septiembre.

Consulte el informe de avance de este proyecto.

Resultado, marzo 2019

En el mes de marzo, el 88% de los trabajadores oficiales, es decir 72 trabajadores oficiales realizaron el seguimiento de los objetivos establecidos en el Plan Individual de Trabajo definidos para la vigencia 2018; de estos 14 personas ya cuentan con sus seguimientos aprobados, cinco deben ajustar sus seguimientos y 53 están pendientes de evaluación por parte del jefe inmediato; en el mes de abril se culminará la evaluación de los objetivos y se aplicará la evaluación de competencias y con esto se culmina la evaluación de desempeño para la vigencia 2018. Se definieron las actividades a desarrollar en el marco del contrato realizado con el fin de ejecutar el programa de transformación cultural de Artesanías de Colombia, abarcando temas como la celebración de fechas especiales, entrega de salario emocional, celebración del día de la familia, actividades deportivas, entre otros. Igualmente, en el mes de marzo se inició la migración de la información del modelo de operación en la nueva versión de la plataforma ISOLUCIÓN, logrando armonizar el uso de la plataforma con los usuarios de los equipos asignados a los funcionarios de la entidad. Así mismo se presenta avance en los planes que integran la Política de Gestión Documental, de conformidad con los lineamientos establecidos en el MIPG.

Consulte el informe de avance de este proyecto.

Problema
Limitadas capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.
Descripción
Con esta alternativa se pretende fortalecer la gestión institucional y buen gobierno de Artesanías de Colombia en función de responder en mayor grado a las
necesidades y expectativas de sus diferentes grupos de interés, a partir del mejoramiento de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional entre las
que sobre salen trasparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, servicio al
ciudadano, participación ciudadana en la gestión pública, racionalización de trámites, gestión documental, Gobierno Digital, Seguridad Digital y Gestión del
Conocimiento e innovación.
Objetivo
Ampliar las capacidades estratégicas y funcionales de la entidad para responder efectivamente a los requerimientos de los diferentes grupos de interés.ObjetivoOnh

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